Consejos para saber qué software de gestión es el mejor para tu entidad educativa

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Una vez que tu institución educativa diagnostica problemas con un proceso de gestión interno y define que su solución debe ser tecnológica, llega el momento de buscar el software adecuado.

Hoy la oferta es amplia, por eso la persona a cargo debe realizar un estudio de mercado rápido, eficaz y útil que permita elegir la opción más conveniente.

Si en tu institución educativa ya definieron que necesitan una solución tecnológica para mejorar sus procesos de gestión, es importante que el análisis de las ofertas disponibles se oriente en base a los siguientes puntos cardinales:

Definir qué función debe cumplir el software

Este punto es la base de todo estudio de mercado. La empresa debe tener claro qué tipo de software necesita, para qué y cuándo.

En específico, conocer las funcionalidades y procedimientos que necesitan mejorar, cambiar o desaparecer con la solución tecnológica elegida.

Tener claridad sobre este aspecto simplificará la búsqueda y filtración de alternativas existentes en el mercado. 

Apoyarse en comparadores de software online

Existen revistas especializadas como Education Drive y Campus Technology y páginas web que hacen rankings que comparan diferentes alternativas de softwares en el mercado. Entre las versiones gratuitas disponibles online están los listados de Capterra, G2Crowd, Software Advice y PC Mag.

También hay empresas que prestan asesoría para identificar el tipo y mejor alternativa de software, como es el caso de Evaluando Software. Este negocio cuenta con una herramienta gratuita de acceso público que ayuda a identificar qué tipo de software se necesita. 

Revisar estudios de mercado de software publicados

En la mayoría de los casos, la información de estas investigaciones es pagada. No obstante, a veces sus creadores revelan resúmenes ejecutivos o liberan el contenido meses después de su publicación.

Uno de los informes sobre soluciones tecnológicas en el sector de Educación más recientes es “Education ERP Market by Software Solutions (SIS, HR/Payroll, Financial Management, Placement Management, Transport Management, Enrolment and Admissions, Others), Services, Deployment, User Type & Region – Global Forecast to 2020″, publicado por MarketsandMarkets.

Evaluar el Insourcing vs. Outsourcing

El estudio de las alternativas disponibles debe considerar las ventajas y desventajas de encargar el desarrollo de un programa propio (insourcing), a cargo del departamento de TI o un desarrollador externo, o bien subcontratar el servicio completo (desarrollo y gestión) a una empresa de servicios tecnológicos que ya tenga un software prediseñado para el propósito que se persigue. 

Considerar si la solución debe ser o no SMAC (Social, Mobile, Analytics, Cloud)

La última tendencia es que los softwares de gestión de negocios deben facilitar la inclusión digital del negocio a través de las redes sociales, dispositivos móviles, herramientas de análisis y la nube. Fue así como se acuñó el término SMAC.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que hay ciertos procedimientos administrativos en las instituciones de Educación Superior que no necesitan ser públicos, o bien abordan temas sensibles y confidenciales.

Por ende, la entidad educativa debe tener claro si el software que elija para administrar, gestionar costos, estudiantes, docentes, u otra área del negocio necesita o no esa funcionalidad. 

Probar las demos disponibles

Actualmente, ofrecer demostraciones gratis de softwares es una buena práctica. Probar el producto antes de comprarlo siempre es bueno, y es una práctica muy común en marketing hoy en día. Es más importante todavía cuando se trata de un software de gestión que llegue a optimizar o cambiar un proceso interno.

Idealmente, la etapa de la evaluación de demostraciones gratuitas debe ser una vez que la empresa haya filtrado todas sus opciones, y deje como máximo 3 mejores alternativas como finalistas, ya que probar cada software será cansador y requerirá de tiempo. 

Evaluar al vendedor

Es crucial que la empresa ponga nota al vendedor o desarrollador tecnológico en diferentes aspectos. Entre los más importantes están estos cuatro puntos:

  1. Comprobar si cuenta con servicio técnico o servicio de postventa. Averiguar cuál es el alcance de la garantía del servicio en tiempo y costos.
  2. Chequear la facilidad de integración del software con sistemas obsoletos o ya instalados en la organización. En este ámbito, es crucial probar las demos del programa con tiempo y ojo crítico.
  3. Verificar casos de éxito en la industria. Esto incluye estudiar lo que empresas socias y rivales están instalando para mejorar sus procesos.
  4. Constatar si el proveedor entrega servicio de asesoría y acompañamiento durante el proceso de instalación.

Contratar servicios de estudios de mercado

Una alternativa factible también es encargar todo el proceso de diagnóstico del problema así como la búsqueda de soluciones tecnológicas a una consulta externa especializada en esta materia. 

Conclusión

Actualmente, hay una amplia oferta de softwares de gestión listos para instalar o bien para desarrollar según las especificaciones del cliente.

Para elegir la opción más apta para las necesidades de gestión de la entidad educativa, la persona a cargo del análisis debe saber exactamente qué necesita la empresa, cuál es el presupuesto, y las funcionalidades más importantes que el sistema debe ofrecer.

 

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