¿Por qué una universidad necesita un ERP en la nube?

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Independiente si es un sistema de gestión in-house o externo, las características de un ERP Cloud pueden ser la clave para mejorar la eficiencia en una administración académica.

Las instituciones académicas pueden tener un sistema de gestión en la nube – también conocido como ERP Cloud.

Una de las características que más llama la atención de las diversas universidades del mundo que hoy cuentan con esta herramienta, es la capacidad de concentrar en un solo lugar la información de los estudiantes respecto de cada una de sus asignaturas por carrera, su planificación horaria por semestre, e incluso las salas de clases, laboratorios y talleres que hay disponibles para ser asignados según la demanda académica.

No menos importante, contar con un sistema de gestión ERP Cloud disminuye los costos en la mayoría de los casos. Primero, porque la función principal es precisamente la gestión financiera, lo que permite tomar decisiones en tiempo real, sin la necesidad de cruzar o revisar números, y menos tener que contratar un software de contabilidad adicional.

Asimismo, la nube muchas veces ofrece un modelo de suscripción en el que se paga el servicio en la medida que es utilizado, evitando esquemas de contratación rígidos que pueda convertir a las instituciones académicas en empresas cautivas de sus contratos con proveedores.

En definitiva, es un software online que permite a todos los usuarios acceder a él desde cualquier dispositivo, lo que proporciona mucha más movilidad, así como también optimización de los recursos. 

ERP Cloud In-house versus ERP Cloud externo

Si una institución todavía no cuenta con un sistema de gestión ERP Cloud y, como el grueso de las universidades, está en busca de herramientas que le sumen eficiencia para ser reconocida a nivel nacional e internacional, quizás sería bueno considerar las ventajas que otorga este software, tanto si es uno de tipo in-house (con servidores propios) como de un proveedor externo.

El primero responde al formato más tradicional de arquitectura de sistemas, y requiere un staff y recursos cien por ciento destinados a su uso. Además, las actualizaciones del software son un costo recurrente de la solución.

Por su parte, un ERP Cloud externo se renueva automáticamente, por lo que resulta más simple ir añadiendo apps y soluciones acorde a las necesidades administrativas. 

Ventajas del sistema de gestión ERP Cloud in-house:

  • Seguridad. A pesar que muchos data center cuentan con software especialmente diseñados para la seguridad informática, en un sistema de gestión independiente existen menos puntos de entrada y, por ende, menos peligro de sufrir un ciberataque.
  • Sencillez. Las pequeñas empresas que, la mayoría de las veces, tienen necesidades tecnológicas básicas, prescinden de todo el alcance de servicios que ofrecen los data center. En ese sentido, para ellas es más recomendable desarrollar soluciones de gestión in-house.

Ventajas del sistema de gestión ERP Cloud externo:

  • Fácil de escalar. Una vez se adquiere y configura un sistema de gestión in-house, puede ser extremadamente difícil añadir espacio o nuevos productos. En cambio, cuando los servicios en la nube se subcontratan, los recursos ya están disponibles, pudiendo ajustarse fácilmente ante las nuevas necesidades de la empresa.
  • Copias de seguridad y recuperación de desastres. Los data center están diseñados para hacer copias de seguridad regularmente, por lo que, si hay un ataque informático o desastre en él, los datos se pueden recuperar. Además, estos lugares están preparados para volver a funcionar rápidamente ante un tiempo de inactividad no programado.

Conclusión

Sea cual sea la alternativa que elijan en una institución académica, uno de los grandes beneficios de este sistema es que, teniendo los datos concentrados en un solo lugar, se podrá entender más y mejor a los distintos públicos objetivo de la institución, ya sean estudiantes, profesores y también personal administrativo.

Esto, pues hoy existen tecnologías capaces de analizar la información obtenida de los sistemas de gestión ERP Cloud, sacar conclusiones en base a los datos transaccionales y entregar análisis a las universidades para que, por ejemplo, éstas entiendan el tipo de estudiantes que tienen. Todo, con el fin último de mejorar la calidad de la educación.

 

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