Change Management in Higher Education

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Nos encontramos en un escenario cambiante; los avances tecnológicos traspasan distintas áreas de la sociedad y proporcionan potentes herramientas que transforman el modo en nos relacionamos diariamente, esta realidad ha exigido cambios importantes en la formación que reciben los nuevos profesionales.

Los planteles educativos están llamados no solo a desarrollarse en el ámbito de la calidad, sino también a ser más eficientes en su desempeño, en especial en el ámbito de la educación pública donde los recursos son cada vez más escasos. Hoy, la implementación e integración de herramientas tecnológicas para generar ahorro de recursos ha pasado a ser uno de los grandes desafíos, ser capaces de simular distintos escenarios y tomar decisiones en la planificación académica, la detección temprana de deserción o la gestión de modelos por competencias es el gran tema de la educación superior.

Hoy existe un sinfín de plataformas tecnológicas que pueden ayudar en estos desafíos, pero la realidad es que lo más difícil no es adquirir o seleccionar la solución adecuada, sino gestionar el proceso de implementación con un equipo que pueda adaptarse al cambio que esto implica.

En el siguiente blog podrás conocer en términos generales un plan de gestión del cambio para implementar en tu institución.

No es extraño para las Instituciones de Educación Superior estar continuamente adaptándose a procesos históricos, sin embargo, esta época es especialmente exigente debido a la constate necesidad de adaptación e innovación.

Los factores que han favorecido los cambios en la Educación Superior, son en general macro factores. De los cuales, según un estudio, destacan los siguientes:

  • Crecimiento de la tasa de matriculación en las últimas décadas:

Sólo en la década 1999-2009, la cantidad de matrículas pasaron de más de 60 millones a más de 150 millones de alumnos en Latinoamérica.

  • Obligatoriedad de equipamiento avanzado en consideración al auge de las TIC:

Las universidades invirtieron en Laboratorios de vanguardia acorde a las diferentes especialidades que ofrecen.

  • Crecimiento de la movilidad estudiantil internacional:

Cada vez se abren nuevos programas de becas o convenios con universidades, a fin de generar un intercambio constante con instituciones afines.

  • Los rankings de universidades se han vuelto cada vez más relevantes:

Las universidades quieren cumplir estos estándares para destacar entre sus pares en el discurso público.

  • La carencia de actualización y flexibilidad del currículo de los cursos de postgrado en la mayoría de las universidades.

Si bien estos factores han impulsado el cambio, de forma interna aún falta crear medidas que faciliten estos procesos para el equipo de trabajo.

Plan de gestión del cambio

El plan propuesto se estructura en cuatro etapas, que tienen como finalidad apoyar en la implementación de los cambios de manera planeada, organizada y coordinada entre los roles institucionales que estén involucrados.

Pensamos este plan como una forma de apoyar a quienes quieren implementar alguna solución analítica como las de u-planner. Los tiempos sugeridos son en base a nuestra experiencia apoyando la transformación digital en un gran número de Instituciones de Educación Superior.

  1. Diagnóstico y documentación del cambio

Duración 40 horas en 1 mes.

Considera dos etapas vinculadas a conocer los procesos actuales (AS IS) y los cambios que implicados en los procesos institucionales (TO BE) en función de los requerimientos de las soluciones de u-planner a implementar.

  • Diagnóstico de procesos (AS IS): Está orientado a definir la situación actual del proceso, mediante entrevistas y levantamiento de información con usuarios clave involucrados cotidianamente en la operación diaria del mismo. Esta etapa incluye el análisis y documentación de las reglas de negocio, los procesos y roles que intervienen.
  • Definición del proceso futuro (TO BE): Con base en la situación actual, se busca llegar a documentar el mapeo del proceso y las descripciones de las políticas vinculadas para, siendo aprobadas por el órgano administrador que corresponda, sean posteriormente comunicadas e implantadas. Esta etapa incluye la definición de la estrategia institucional para la gestión de los procesos en tres esquemas posibles (centralizado, descentralizado o mixto), y con base en ellos de propone la estructura, los recursos y los procesos articuladamente.

2. Plan de comunicación

Duración 80 horas en 2 mes

Para comunicar el cambio se deben tener en cuenta una serie de factores previo a generar la comunicación adecuada.

  • Identificar las detracciones a gestionar y los usuarios objetivos, considerando el análisis de las situaciones y la generación de los argumentos de valor.
  • Generar contenidos online y offline, dependiendo de la definición de la dinámica institucional y considerando los argumentos de valor, así como los medios por los cuales será comunicado.
  • Ejecución de la comunicación especificando el protocolo de gestión que debe seguirse dependiendo del usuario objetivo y la toma de decisiones para el manejo de situaciones.

3. Plan de capacitación

Duración 30 horas en 1 mes

Como parte de la gestión del cambio, luego de identificar las necesidades de instrucción de los usuarios sus etapas son:

  • Diagnóstico de necesidades de capacitación,
  • Preparación de las experiencias de aprendizaje, que considera la planeación de las actividades de la capacitación, lugares, tiempos, participantes, ponentes y evaluación.
  • Puesta en marcha de la capacitación a manera de evento presencial, considerando la relevancia que implica.
  • Evaluación de la experiencia de capacitación.

4. Roll out de implementación

40 horas en un mes

Posterior a la identificación de los cambios a aplicar, la comunicación y capacitación, el siguiente paso es programar la secuencia, periodicidad y estrategias de gestión frente a los problemas o detracciones que vayan surgiendo como parte del nuevo proceso, el funcionamiento de la estructura operativa propuesta, el gobierno y gestión de la programación de horarios, así como las métricas asociadas a las metas a cumplir.

Por definición, un roll out implica definir claramente cómo se irán implementando los cambios con base a la estrategia que se defina, como ejemplo, de manera gradual o efectiva al periodo académico programado.

Conclusión

El paso a paso de la gestión del cambio dentro de una Institución de Educación Superior facilitará la implementación de soluciones que optimicen los procesos y, a su vez, proporcionen buenas prácticas para la mejora en la administración.

Una buena administración tiene un impacto potente en la experiencia de los estudiantes y su proceso formativo, sin que se pierda el objetivo de brindar una educación de la mayor calidad. Un ejemplo de esto es la experiencia de u-planner con ISIL.

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