USO DE UPLANNING
Universidad
de Washington
La optimización de la planificación académica hizo innecesaria la construcción de un edificio entero.
Cuando ya estaba aprobada la construcción de un edificio nuevo, el mejoramiento de su planificación académica permitió mejorar las tasas de utilización de las aulas y ya no fue necesaria una inversión muy cuantiosa.
Establecida en 1861 en Seattle, la Universidad de Washington (UW) es una de las más antiguas y reputadas
universidades públicas en la costa oeste de Estados Unidos. En total, alberga cerca de 46 mil estudiantes
en sus cerca de 500 edificios y más de 20 millones de pies cuadrados de superficie disponible, en donde
disponen de 26 bibliotecas, el edificio de oficinas Torre UW, centros de arte, museos, laboratorios y centros
de conferencias entre otros.
En 2017, la Universidad se encontraba evaluando la posibilidad de construir un nuevo edificio para responder a la creciente demanda de aulas que planteaba su número creciente de estudiantes. Antes de comenzar la construcción, sin embargo, se propuso realizar la planificación académica para el edificio nuevo, para identificar cómo se utilizarían sus aulas y cuáles serían los posibles horarios de los cursos.
El Desafío
Para maximizar la eficiencia del uso de espacios y asignación de cursos, UW ya había propuesto una nueva política de gestión de tiempo que requería que las escuelas equilibraran su uso de infraestructura mediante la extensión de nuevas horas disponibles. No obstante, los efectos de esta política no habían sido estudiados plenamente y había incertidumbre sobre su impacto en las escuelas.
UW quería identificar qué departamentos se verían más afectados por el aumento de horas tras la construcción de un nuevo edificio, cuál sería el impacto en sus áreas de administración y planificación académica, y detectar mejores prácticas que contribuyeran a aumentar el impacto deseado de estos cambios.
Para lo anterior, la universidad necesitaba comprender cómo se estaba utilizando realmente su infraestructura, analizando todos los datos relacionados con el tema. Fue para esta tarea que contrató a uPlanner, quienes comenzaron por realizar una asesoría orientada a determinar cómo sería el uso de las nuevas aulas, Luego implementaron su solución de planificación académica uPlanning, con la que levantaron información clave, la analizaron y generaron propuestas optimizadas para la asignación de aulas y gestión de horarios.
Trabajo Realizado
uPlanner trabajó directamente con la oficina de registro de UW, buscando comprender en profundidad las políticas de gestión de infraestructura de la universidad. Luego utilizaron uPlanning para analizar datos de los últimos seis meses, identificando patrones y problemas en los procedimientos de asignación, como también posibles soluciones.
Como producto de dichos análisis, se decidieron algunos cambios en los criterios y procedimientos utilizados para la planificación académica, tales como:
- Definir los espacios disponibles en función de tipos de uso posible (en lugar de otras características descriptivas), para mejorar la descripción de las solicitudes y proporcionar una mejor coincidencia con la demanda actual de infraestructura.
- Asignar privilegios de solicitud de sala por función antes que solicitudes de sala específicas, ya que esto amplía las opciones de asignación.
- Proporcionar incentivos a los departamentos para que hagan solicitudes de instalaciones sin especificar el horario, ya que esto brinda flexibilidad para encontrar un buen diseño de horarios.
Lo primero que hizo
uPlanner fue realizar un
diagnóstico acabado de
las prácticas de
planificación
académica que estaba
utilizando UW.
Sólo entonces se decidió
la implementación de
uPlanning.
Los Resultados
Historia uPlanner
Tras tres meses de
implementación
uPlanning le permitió a la UW identificar las
escuelas que tenían más problemas de
asignación de cursos y espacios, y los cuellos
de botella relacionados con infraestructura.
También le permitió conocer otros aspectos
cruciales que le servirían para rediseñar
nuevos criterios y procedimientos para la
gestión de horarios.
Historia uPlanner
El análisis de datos
objetivos
Ayudó a detectar oportunidades de mejora
en la utilización de la infraestructura existente,
las que fueron presentados a la junta directiva
de la universidad quienes, a la luz de la
evidencia presentada, decidieron que era
innecesario construir el nuevo edificio que se
había proyectado.
Historia uPlanner
Actualmente
La Universidad de Washington tiene una
política eficiente de asignación de cursos y
espacios, que responde a las necesidades de
sus escuelas y que le evitó incurrir en
inversiones de infraestructura que probaron
no ser todavía necesarias.
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