Cómo las universidades utilizan la data para mejorar sus procesos

Las entidades educativas ya están conscientes de los costos que significa continuar trabajando con sistemas obsoletos, como el papel o los programas desactualizados; pese a esto, muchas aún no dan el paso.

Las universidades deben adecuar la estructura de su organización en miras de un uso óptimo de los datos. Para eso, deben tener en cuenta algunos elementos claves que revisaremos en este blog.

Education Advisory Board en su estudio Hallmarks of the Data-Driven University señala cuáles son los pilares fundamentales que debe considerar una universidad para basar su gestión en datos, los cuales te explicaremos a continuación:

Estructura de gobierno de datos

Debido a lo específico del quehacer de las universidades, es muy importante que éstas definan la forma en cómo se utilizarán los datos en función de sus objetivos. Este proceso se llama Gobernanza de Datos.

Según el sitio Dataversity, Data Governance o Gobernanza de Datos es un conjunto de prácticas y procesos administrativos que se establecen en una organización con el fin de garantizar un mejor control y calidad de los datos. Para esto, se debe establecer una estructura que determine roles y responsabilidades sobre los datos en la organización.

Este paso es primordial, pues la estructura de la gobernanza de datos debe ser sostenible a largo plazo.

Gestión de datos

El crecimiento del volumen y tipo de datos de las instituciones hace que su gestión se convierta en un desafío. Por eso las instituciones de educación superior están recurriendo cada vez más a plataformas que les permitan gestionar sus datos.

Si los roles de los administradores de los datos están bien definidos, al menos una primera parte de la gestión estará resuelta: con el tiempo ya no habrá datos repetidos, inconsistencias o problemas en su calidad.

Hay distintos procesos para dar calidad a los datos, que serán de primera necesidad cuando quieran utilizarse para un análisis. En un primer momento, será necesario saber a qué preguntas responderán, de manera que se puedan seleccionar las fuentes de datos necesarias, filtrar la información e incluir los datos con características que pueden ser relevantes. El ojo crítico de un Chief Data Officer permitirá seleccionar la información más idónea.

Estructura organizativa

Estamos hablando de un cambio en el ADN institucional, un proceso profundo que amerita compromiso y del que saldrán nuevas formas de interacción, nuevas herramientas e incluso nuevas formas de trabajar. Los líderes deben encarnar la cultura digital de la institución, por lo tanto es necesario que sean usuarios activos de las nuevas tecnologías. En el caso de las instituciones de educación superior, la vicerrectoría académica y sus subáreas son una excelente alternativa para tomar este rol.

Como explica Forbes, una de las primeras etapas para diseñar una transformación digital es construir un equipo de personas con conocimientos digitales. Ellos serán los principales aliados en este viaje. Hay que tener en cuenta que no se trata de un proyecto con fecha de finalización, sino un proceso de mejora continua.

Estrategia institucional

La Inteligencia Empresarial (BI, sigla en inglés), según Jisc, es toda aquella información estratégica que una empresa analiza, predice y monitorea para facilitar la toma de decisiones. Integrar la BI es un paso esencial para concretar los objetivos que se plantea la Educación Superior; ya sea generar nuevos ingresos, la organización de cursos, la mejora en la experiencia de los estudiantes, o su retención.

Como comenta el artículo de Jisc, la BI permite solucionar identificar problemas para obtener potenciales beneficios, como los que te indicaremos a continuación:

Ahorrar tiempo

Ser capaz de centralizar la información ahorraría una cantidad significativa de tiempo del personal, y con ello, los costos.

Datos accesibles

Por una parte, se debe obtener acceso a toda la información que necesita el personal de una institución de Educación Superior, y por otro, estos datos deben venir en un formato que sea relevante y se pueda analizar fácilmente.

Redes e intercambio de conocimientos

Pese a lo competitivo que se ha vuelto el mercado de las universidades, eso no cambia que son una fuente de conocimiento para la sociedad; es importante compartir ideas, mejores prácticas y experiencias.

Oportunidad de experimentar

Tener un servicio central de inteligencia de negocios que haga gran parte del trabajo duro, liberaría a las personas para experimentar y ser más innovadoras.

Una vista sectorial

No solamente es importante manejar la estrategia a nivel institucional, conocer cómo avanza el sector a mayor escala permitirá a la institución aprender de los errores del sector y estar al día con las tendencias.

Conclusión

Hay dos puntos primordiales al momento de planificar el cambio de una institución de Educación Superior para basar su administración en datos: roles e información relevante.

La mejora continua consiste en poner énfasis en la disponibilidad, integridad, usabilidad y seguridad de los datos que se obtienen de los distintos estamentos de la institución y, además, definir los procedimientos por los que pasará la información, quiénes estarán a cargo y bajo qué estrategia, para sacar el mayor provecho de los elementos y tomar decisiones óptimas.