Cómo modernizar la gestión de una institución académica con estos KPI enfocados en Educación

Para mejorar algo, primero hay que medirlo. La Educación Superior es una industria que recientemente comenzó a usar métricas de desempeño modernas para mejorar diversos aspectos de su operación.

Las universidades e institutos ocupan indicadores de desempeño (KPI por sus siglas en inglés) comunes para identificar evolución o cambios internos y externos para compararse con otras áreas o instituciones.

No obstante, estos indicadores se están quedando cortos ante la mayor demanda de calidad educativa y expectativas de servicios de estudiantes y la sociedad, presiones para modernizar su oferta académica, y requerimientos para operar de forma más eficiente.

Por eso, la institución académica debe actualizar constantemente su estrategia de evaluación de procesos internos con métricas pertinentes.

A continuación explicaremos los indicadores tradicionales que miden los cinco ámbitos de gestión comunes a la administración de una institución académica. Igualmente, complementamos esta información con KPI enfocados en Educación que contribuyen a enriquecer la data sobre cómo la institución es administrada. 

1. Gestión de estudiantes

Los indicadores tradicionales en este ámbito son:

• Tasa de postulantes.
• Tasa de matrículas.
• Tasa de graduados.
• Tasa de retención.
• Tasa de reingreso.

Mientras, los siguientes KPI ofrecen mayor conocimiento sobre el desempeño de la administración de los estudiantes:

Ratio Estudiantes/Docentes: es una métrica que varía año a año y ayuda a medir si los estudiantes reciben la atención adecuada de sus profesores. Mientras menor sea este ratio, mejor. Según Bridge-U, mientras más cerca el número esté de 1:1, más interactiva y participativa es la relación entre estudiante y educador.

Ratio Docentes/Administrativos: similar al anterior, mide si los docentes reciben suficiente apoyo de parte de la institución. Si el ratio es muy bajo, por lo general hay problemas de coordinación de horarios y clases, y desorganización en el pago de los sueldos.

Postulaciones vs. Matrículas: también es conocida como tasa de aceptación. Es una métrica que ayuda a conocer cuántos de los postulantes se transforman en estudiantes matriculados de la institución. Ayuda a mantener estadísticas sobre la evolución del cuerpo estudiantil y a anticipar cambios en la asignación de recursos.

Tasa de deserción/abandono: es el número de estudiantes que dejó un curso, programa de estudios al final de un período de tiempo específico (meses, trimestres, semestres, año académico). Se expresa como porcentaje del total de estudiantes matriculados en el curso o programa de estudios al final del período en cuestión.

2. Desempeño del currículo académico

Por lo general, los indicadores de desempeño ocupados para evaluar esta área son:

• Tasa de asignaturas asignadas por estudiante.
• Tasa de asignaturas completadas por estudiante.
• Tasa de aprobación de asignaturas por estudiante, sección o generación.
• Asignaturas por docente.
• Tiempo de conclusión de malla curricular por estudiante.

Pero también hay KPI para evaluar en mayor profundidad la gestión del currículo:

Porcentaje de estudiantes en disciplinas específicas: Con esta métrica se puede conocer la cantidad de estudiantes por área de enseñanza, nivel de cursos, etc., dependiendo de tu estrategia de planificación.

Tasa de dominio malla curricular: Este indicador mide cómo rinde cada malla curricular por estudiante en su totalidad, por línea de formación, núcleos de aprendizaje, o bien por asignatura. 

3. Gestión de docentes

Al igual que los estudiantes, evaluar la gestión de la facultad debe contar con sus propios KPI. Los indicadores más comunes para esta medición son:

• Tasa de clases por docente.
• Tasa de horas de clases por docente.
• Número de docentes por asignatura o programa de estudio.
• Tasa de docentes contratados por período académico.
• Tasa de recambio por año académico.
• Porcentaje de docentes temporales.
• Número de facultad de planta.

Los siguientes indicadores permiten medir y controlar con mayor profundidad la calidad de la educación:

Porcentaje de facultad con estudios avanzados. Métrica que identifica la cantidad de docentes por estudiante que tienen certificados obtenidos después de recibir su título profesional (postítulos, diplomados, magíster, doctorados u otro tipo de certificación). Es importante para la entrega de reconocimientos sociales y monetarios, así como para la reputación de la entidad educativa.

Capacitaciones por año: Indicador que mide las veces que cada docente recibe capacitación y entrenamiento en técnicas de enseñanza, asignación de recursos o actualizaciones en el uso de Tecnologías de la Información (TI). Esta métrica contribuye a conocer la calidad de la experiencia educativa que ofrece la institución.

Tasa de asistencia de docentes y administrativos: Mientras más bajo sea este indicador, más negativo es el impacto que tiene en la organización. Afecta horarios, planificaciones, asignación de recursos y hasta la estrategia de reclutamiento y contratación de profesores sustitutos y trabajadores temporales.

Tasa de retención de docentes y administrativos: Esta métrica mide la cantidad de personal que continúa en la institución entre un período de tiempo y otro comparable. Mientras mayor es esta tasa, mejor la relación entre estudiante y su entorno. Además, impacta positivamente los niveles de costos operacionales, dado que la institución se evita contratar y capacitar nuevos colaboradores regularmente. 

4. Gestión de Tiempo e Infraestructura

La planificación horaria y de espacios físicos por lo general está a cargo de un área específica dentro de la institución, y es manejada de forma centralizada (casa central) o descentralizada (facultades o departamentos). Los KPI tradicionales en este caso son:

• Ratio de salas por estudiante.
• Tasa de horarios por estudiante.
• Recursos por sala de clases.
• Total salas de clase por jornada.
• Total horarios de clase por jornada.
• Gastos servicios básicos por estudiante.
• Total de salas y horarios por asignatura y programa de estudios.

Estos otros KPI también entregan mayor información sobre este ámbito de la administración institucional son:

Edad promedio de infraestructura: Medir la edad de los edificios y espacios físicos de la institución asegura una mantención adecuada y pertinente de esta infraestructura para que siga funcional y segura en el tiempo.

Porcentaje de infraestructura que aprueba inspecciones: El ideal de esta métrica es 100%, sin embargo si un edificio, espacio físico o ambientación no pasa la inspección de alguna agencia reguladora municipal o del gobierno, o bien aprueba pero con restricciones, es una métrica importante a tomar en cuenta para mejorar calidad.

Porcentaje de uso de tecnología: Este indicador demuestra la disponibilidad de herramientas tecnológicas en la enseñanza para realizar actividades y proyectos en clases.

Porcentaje de facultad y administrativos que usan tecnología: Es la cantidad de personal docente y administrativos que ocupan herramientas tecnológicas para realizar sus tareas; desde la red wifi de la institución hasta computadores personales y tablets.

Tasa de consultas al departamento de TI: Esta métrica de productividad ayuda a conocer la intensidad de uso de tecnologías por docentes y administrativos de forma individual, por áreas o departamentos.

Tasa de uso de salas de clases: Este indicador examina el uso de cada espacio de la institución para la enseñanza de clases (desde salas hasta auditorios y espacios abiertos). Se mide comparando cada lugar con la cantidad de estudiantes por sección, o bien el número de horas asignado diariamente. 

5. Gestión financiera

Los KPI más comunes para medir la administración financiera de la institución son:

• Ingresos versus egresos.
• Gastos operacionales.
• Ratio CAPEX/ventas.
• Porcentaje de cumplimiento de presupuesto por área.
• Superávit/déficit presupuesto anual.
• Tasa de becas y subsidios estatales.
• Deuda institucional por estudiante.

El siguiente indicador también arroja mayor conocimiento sobre esta área administrativa:

Costo por Estudiante/Docente: Permite conocer los costos en los que incurre la institución para educar a cada estudiante o emplear a cada facultativo. Este ratio incluye gastos de infraestructura, mantención, salarios administrativos, libros y recursos de enseñanza, alimentación, entre otros.

Conclusión

Todo índice de desempeño o KPI demuestra en un período de tiempo específico el rendimiento de una variable en particular frente a un objetivo organizacional.

Por ende, el resultado del indicador refleja cuán alineada o lejana está esa variable con las metas internas de la institución.

Igualmente, el uso de estas métricas debe contribuir a mejorar la planificación estratégica institucional, además que corregir problemas específicos.