¿Por qué la gestión de las universidades debe estar basada en datos?

Las universidades manejan una gran cantidad de datos de distinta índole para su funcionamiento. Esta información juega un papel fundamental para la toma de decisiones, pero ¿Usan estos datos de manera eficiente? ¿Están preparadas para interpretarlos y tomar decisiones informadas?

Una mirada estratégica basada en la optimización de datos permite conocer el verdadero valor de esta información, para hacer una universidad más innovadora y competitiva. A continuación te explicamos cómo y por qué la entidad puede lograr estos resultados.

La toma de decisiones basadas en datos

Las instituciones de Educación Superior se verán afectadas por diversos desafíos en los próximos años en materia de gestión con Data Science, según un estudio de Education Advisory Board:

Los dos grandes efectos son los siguientes:

• Cambios en las características de la población llevarán a una disminución del número de estudiantes.
• Recortes presupuestarios y cambios en los modelos de financiamiento significarán nuevos retos a la hora de distribuir los recursos y crear estrategias efectivas para no perder la calidad de la enseñanza.

La tecnología no se queda atrás en la generación de soluciones para afrontar estos y otros desafíos. Con ayuda de prácticas y técnicas de extracción de datos, o Data Science, ahora las instituciones de Educación Superior utilizan algoritmos a medida capaces de aprender de la información que generan.

No obstante, actualmente, y dependiendo del volumen de estudiantes, departamentos, personal y cursos, una institución educativa genera una gran cantidad de datos en bruto que son almacenados en línea sin mayor uso.

Esto se denomina Big Data o “grandes cantidades de datos”. Esta información tiene tal densidad que no puede ser procesada por cualquier software de análisis de datos. Por esto, surgen nuevas herramientas de analítica que permiten transformarla y optimizarla, ya que en algunos casos podría estar incompleta o ilegible.

¿Por qué es importante el uso de los datos?

En la práctica, las herramientas y métodos de Data Science utilizan estos datos y los convierten en una fuente de soluciones.

Una administración eficiente de este conocimiento acaba con la gestión en base a nociones o suposiciones sobre lo que está ocurriendo en una carrera, facultad o universidad, que no es suficiente para llegar a una óptima decisión.

Es más, conlleva un problema que puede costarle competitividad a la organización, porque las decisiones basadas en la intuición tienen el riesgo de terminar en una asignación ineficiente de recursos, otorgando una estrategia ciega a una realidad conformada por múltiples aristas, conforme a los resultados que los planteles universitarios necesitan alcanzar.

Sistematizar y clasificar datos son procesos decisivos para que las universidades cumplan los más altos estándares de gestión y logren mejores resultados a través de la interpretación de datos correctamente recolectados.

Una realidad que crece

La revista Forbes recopiló estadísticas sobre el crecimiento del uso del software relacionado a Big Data y servicios relacionados a ésta. Los resultados revelaron el fuerte dinamismo que vive el sector:

• Los ingresos del mercado mundial de software y servicios de Big Data creerían desde US$42 mil millones en 2018 a US$103 mil millones en 2027, según cifras de Wikibon.
• La demanda por software de gestión de Big Data crecería de US$14 mil millones en 2018 a US$46 mil millones en 2027, indica Statista.

En la práctica, el uso de los datos está ayudando a las universidades a detectar antes de tiempo problemas y desafíos.

Por ejemplo, la revista Times Higher Education publicó la experiencia con el uso de datos de la University Innovation Alliance, una coalición de universidades públicas de investigación de Estados Unidos a la cual pertenece la Universidad de Georgia State, una de las 11 instituciones pioneras en el uso de Big Data para aumentar las tasas de éxito estudiantil.

Esta alianza utilizó diez años de datos de sus 30,000 estudiantes así como grados y cursos del Georgia State para desarrollar y calibrar un modelo que verifica más de 800 variables para detectar aquellos alumnos que podrían tener problemas de deserción.

Los resultados fueron inmediatos. Con ayuda de esta información, la universidad hizo ajustes y redujo el tiempo promedio para graduarse de los estudiantes en medio semestre, lo que ahorra a los graduados aproximadamente US$15 millones en matrículas (cifras a 2016). Y cada 1% de aumento en la retención de estudiantes genera para Georgia State alrededor de US$3 millones adicionales de retorno sobre la inversión (ROI).

La Universidad del Estado de Arizona es otra de las instituciones que componen esta alianza. El vicerrector del Éxito Académico de la institución, Art Blakemore, comenta a Forbes que la gestión de Big Data está prácticamente presente en todas partes de la universidad.

Con ayuda de un software de gestión, analiza grandes volúmenes de datos con la esperanza de apuntar a una de las mayores barreras para el éxito de los estudiantes: comprender matemáticas. Como resultado, la tasa de éxito de la clase en estudio aumentó del 65% al 85%, aproximadamente.

4 consejos para gestionar una universidad basada en datos

Para lograr una exitosa gestión de los datos de la institución, con su aplicación útil y práctica, las entidades deben aplicar las siguientes buenas prácticas:

1. Estructurar conjuntos de datos

Consiste en definir la organización e interrelación de los datos y el conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos, con el objetivo de facilitar su manipulación.

2. Almacenar datos de forma conectada

Una vez que estos datos estén correctamente estructurados deben estar ordenados en almacenes de datos

3. Crear conexiones automatizadas entre los almacenes de datos con plataformas de análisis

La conexión automática con plataformas de análisis permitirá un análisis simplificado de los datos, que de otra manera, sería muy complejo.

4. Disponer de cuadros de mando que ayuden a visualizar los datos

Esta herramienta permite agrupar rápidamente los datos e informaciones para tener un panorama global de lo que ocurre en el entorno de la entidad.

Ciertamente, la gestión de datos se trata de un cambio cultural profundo dentro de la institución. Por ende, no basta con que ésta adopte soluciones tecnológicas. La inversión en gobierno de datos es fundamental.

A cambio, la organización obtiene los siguientes beneficios:

• Optimiza rendimiento: Los datos muestra de manera específica dónde mejorar los procesos y analizar su rendimiento. Así, la institución aborda los problemas forma ágil.
• Mayor rentabilidad: Con el análisis de los datos, los planteles educativos realizan mejoras y predicen diversos escenarios, adelantándose a sus competidores.
• Mejora en la toma de decisiones: Los argumentos que ocupe el liderazgo para decidir ya no están basados en “creencias”, sino en datos duros, confiables y reales.

Conclusión

Cambiar la forma de gestionar los datos en la Educación Superior es una decisión obligada a la hora de proyectarse como una institución exitosa a largo plazo.

Resultado claros y procesables aportan perspectiva y confianza en las decisiones basadas en el análisis de los datos, los que, a largo plazo, se traducirán en una mejora en la productividad y en operaciones más eficientes.

Para ello, se requiere una investigación inicial de las herramientas disponibles para analizar los datos que entreguen información que sustente la estrategia a seguir. La perspectiva de las instituciones se establecerá en función de los datos, y el análisis se realizará desde un recuento de los logros actuales y la planificación de los procesos necesarios para alcanzar los objetivos.