5 claves para saber cuál software de gestión es el mejor para tu universidad
Apostar a la innovación y transformación digital son dos aspectos claves para la sostenibilidad de la institución educativa. Y en ese sentido, el uso de un software de gestión educativa ayuda a entregar una experiencia más expedita a los alumnos y académicos, y permiten administrar mejor los recursos y procesos.
Tal como lo dice su nombre, este sistema informático integra diversas herramientas que ayudan a gestionar de mejor manera los datos e información de una universidad. Y su uso puede estar solamente en labores administrativas, registros, procesamiento de información, hasta ser un puente de comunicación con estudiantes y académicos.
Por ello se habla de que un buen software de gestión educativo ayuda a mantener la calidad, pero también la participación de los estudiantes que buscan soluciones cada vez menos burocráticas y útiles para su diario vivir.
Es un buen aliado puesto que incentiva y promueve una correcta planificación estratégica de una institución educativa en un escenario en que la pandemia del Covid 19 llegó a cambiarlo todo, al promover una experiencia remota eficiente. Y en ese sentido, el uso de los datos se ha vuelto un activo estratégico para la institución educativa en el corto y mediano plazo.
¿Cómo saber qué software que se está buscando es el correcto para una buena planificación de una institución educativa? Acá hay cinco orientaciones claves que pueden ayudar a focalizar su elección.
1. Defina las necesidades
Si bien en el mercado hay una amplia gama de software de gestión educativa, no todos ofrecen las mismas prestaciones ni poseen las mismas herramientas. Por ello es que antes de elegir el tipo de infraestructura tecnológica, lo recomendable es evaluar con qué se cuenta actualmente y qué es lo que va a necesitar para lograr una experiencia de calidad y productiva.
Un primer paso importante es que la institución educativa evalúe y defina específicamente qué necesidades de mejora tiene, para que, de esta manera, sea un buen punto de partida para saber qué es lo mínimo que se debe contemplar antes de tomar una decisión de compra.
Con estos antecedentes sobre la mesa, la búsqueda y elección del software será más focalizada y evitará perder tiempo valioso y generará a futuro ahorros relevantes de dineros.
2. ¿Genérico o personalizado?
Dentro de la gama de software de gestión indicados para instituciones educativas, permiten en general organizar los gastos de la institución, llevar un control y datos relevantes de los alumnos, controlar la asistencia, agilizar procesos administrativos, entre otros.
No obstante, hay que tener en cuenta que se ofrecen soluciones genéricas, pero también personalizadas, de manera de poder adaptar de mejor manera la solución tecnológica a lo que requiere la universidad. Por ello, es importante recibir asesoría para poder determinar si el software de gestión elegido puede adaptarse según las necesidades
3. ¿Un software de gestión mejora la experiencia estudiantil?
Como el alumno siempre tiene que estar en el centro de las decisiones de las universidades, hay que preguntarse si los cambios que se van a implementar con este software de gestión van a ayudar no sólo a una mejor planificación de una institución educativa, sino también a mejorar la experiencia de usuario de un estudiante. En ese sentido, de nada va a servir tener una herramienta robusta si su uso es complejo o muy burocrático.
4. La disponibilidad de soporte técnico
Un punto a tener en cuenta en la elección del producto tecnológico, es destacar la disponibilidad que va a tener de soporte técnico y capacitación al implementar la nueva tecnología.
Es importante que el elegido tenga a disposición personal profesional que dé respuesta a las dudas, pero también dispuesto a solucionar de forma rápida los problemas que surjan no sólo durante su implementación, sino que en el día a día.
En esto, también es relevante disponer de tiempo adecuado de capacitación para aprovechar desde un primer inicio las mejoras de productividad que ofrece un software de gestión educativa.
5. Seguridad de la información
El software de gestión recopilará y almacenará mucha información y datos sensibles de la institución académica, los cuales requerirán de una adecuada seguridad. El software debe contener medidas de protección y control de la información, con mecanismos difíciles de penetrar. Averigüe qué medidas de seguridad contempla el software elegido para tener la seguridad de que sus datos están bien protegidos y resguardados.
