Timetabling: ¿De qué manera los datos permiten una mejor gestión de horarios?

La gestión de horarios ha representado un reto para las universidades, aunque poco se habla sobre ello y la importancia que representa para el funcionamiento de la universidad en general y de la experiencia de estudiantes y docentes en particular. Al menos en el contexto latinoamericano, la gestión de los horarios académicos se encuentra en el quehacer cotidiano de las áreas a cargo de la coordinación de la enseñanza quienes dedican hasta dos meses en su elaboración antes de iniciar cada periodo académico. 

Entre los principales retos que encontramos en la gestión de los horarios académicos se encuentra la cantidad de datos a considerar y que en muchas ocasiones se encuentran medianamente organizados, de manera que se convierte en una tarea cual rompecabezas. Fernández (2009) refiere que la gestión de horarios académicos es, sin duda, uno de los puntos neurálgicos en las instituciones educativas y una tarea bastante compleja, suponiendo no sólo el hecho mismo de elaborar los horarios, sino la consideración de múltiples variables como el avance académico de los estudiantes, los cursos a impartir en cada periodo académico, la disponibilidad y perfil de los docentes, las aulas y recursos existentes, entre otros. 

En los diferentes proyectos que hemos tenido con universidades en Latinoamérica, los datos que continuamente deben revisarse han sido los relacionados con la infraestructura física educativa para responder una pregunta clave: ¿Cuál es la capacidad instalada de la institución?, muchas veces es difícil responderla por que los datos se encuentran dispersos y no se tienen un seguimiento continuo de los recursos disponibles, sus capacidades o sus tipos de uso en función de su equipamiento disponible.  

Entre las mejores prácticas, hemos encontrado universidades con áreas designadas para la administración centralizada de la infraestructura, como es el caso de una universidad pública mexicana que ocuparemos para ilustrar a continuación la importancia de esta variable: 

• Características de la universidad. Cuenta con una matrícula de 110,000 estudiantes con 22 campus en los cuales se revisaron los recursos de infraestructura destinados para los programas oficiales de pregrado, por tanto, se excluyeron los declarados para educación continua, preparatoria, posgrados, laboratorios de investigación u otros como oficinas académicas, bodegas, canchas, salas de maestros o espacios declarados con capacidad cero. 
• Procedimiento. La universidad cuenta con un software de gestión centralizado desde donde se extraen las bases de datos de recursos de infraestructura y sus capacidades para analizarse con estadística descriptiva. 
• Resultados. La universidad cuenta con 3,452 recursos para la formación del pregrado, siendo el 60.8% aulas (2,098) y el 39.2% laboratorios (1,354). Al interior de estos recursos, la capacidad instalada corresponde a 106,544 sillas que representan la cantidad de estudiantes máxima que podría estar en clase al mismo tiempo. El 72.5% son aulas con una capacidad instalada de 77,218 y el restante 27.5% son laboratorios con una capacidad instalada de 29,326 sillas.  

Es importante señalar que las sillas como capacidad instalada representan la cantidad de cupos disponibles como base para calcular el total de estudiantes que caben en la institución, siempre siendo lo segundo mayor que lo primero considerando que los estudiantes no están en el mismo horario, en el mismo turno, en los mismos días, al mismo tiempo. Por ello la importancia de la optimización de los horarios pues existen grupos en planes de estudio que solo se asisten en matutino o vespertino incrementando la capacidad de absorción y cobertura. 

La infraestructura física educativa tiende a ser diversa, debido a las características propias de cada región o país, las disciplinas que se imparten o incluso por las situaciones externas que producen cambios en las reglas de uso como el caso de la contingencia sanitaria provocada por la pandemia del coronavirus. Más que una situación problemática, en uPlanner lo consideramos como una oportunidad para mejorar la gestión de horarios, sobre todo cuando contamos con un software para ello (academic timetabling software).  

Como menciona Martinic (2015), conocer cómo se ocupa la infraestructura física educativa en el proceso de enseñanza-aprendizaje nos permitirá marcar la diferencia en términos de optimización, evitando su subutilización. En uPlanner, consideramos que la gestión de los horarios académicos debe incluir como criterio aprovechar al máximo todos los recursos disponibles para atender la mayor cantidad de estudiantes con criterios de calidad en la enseñanza y en apego a las normas educativas, políticas o de salud que se establezcan para ello. La propuesta es transitar a un esquema de gestión de horarios que priorice la utilización óptima y eficaz de la infraestructura, con base en un efectivo gobierno de datos.  

Referencias 

Fernández, M. (2009). Departamento de Planificación Académica. Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación , 160-162. 

Martinic, S. (Abril-Junio de 2015). El tiempo y el aprendizaje escolar. La experiencia de la extensión de la jornada escolar en Chile. Revista Brasileira de Educacao, 20(61), 479-499.