Apostar na inovação e na transformação digital são dois aspectos fundamentais para a sustentabilidade da instituição educacional. Nesse sentido, o uso de softwares de gestão educacional ajuda a entregar uma experiência mais ágil aos alunos e docentes, e permite que eles gerenciem melhor os recursos e processos. 

Como o próprio nome sugere, este sistema de informação integra várias ferramentas que ajudam a gerir melhor os dados e a informação de uma universidade. Sua aplicação pode ser apenas em tarefas administrativas, registros, processamento de informações, ou até ser uma ponte de comunicação entre alunos e professores. 

Por isso, diz-se que um bom software de gestão educacional ajuda a manter a qualidade, mas também a participação dos alunos que buscam soluções cada vez menos burocráticas e relevantes para o seu dia a dia. 

É um bom aliado, pois incentiva e promove o planejamento estratégico correto de uma instituição educacional em um cenário em que a pandemia da Covid 19 veio para mudar tudo, promovendo uma experiência remota eficiente. E nesse sentido, o uso de dados tornou-se um ativo estratégico para a instituição educacional no curto e médio prazo.  

Como saber se o software que você procura é o certo para um bom planejamento de uma instituição educacional? Aqui estão cinco diretrizes fundamentais que podem ajudar a focar sua escolha.

1. Defina as necessidades

Embora exista uma grande variedade de softwares de gestão educacional no mercado, nem todos oferecem os mesmos recursos ou possuem as mesmas ferramentas. Por isso, antes de escolher o tipo de infraestrutura tecnológica, é aconselhável avaliar o que está disponível atualmente e o que será necessário para obter uma experiência de qualidade e produtiva. 

Um primeiro passo importante é que a instituição educacional avalie e defina especificamente quais necessidades de melhoria ela possui, para que, dessa forma, seja um bom ponto de partida para saber qual é o mínimo que deve ser considerado antes de tomar uma decisão de compra. 

Com essas informações em mãos, a busca e a escolha do software serão mais focadas e evitarão o desperdício de tempo valioso e ainda gerarão uma significativa economia futura.

2. Genérico ou personalizado?

Dentro da gama de softwares de gestão indicados para instituições educacionais, geralmente eles permitem organizar os gastos da instituição, acompanhar os dados relevantes dos alunos, controlar a frequência, agilizar os processos administrativos, entre outros. 

No entanto, deve-se levar em consideração que são oferecidas soluções genéricas, mas também personalizadas, para melhor adequar a solução tecnológica ao que a universidade exige. Por esta razão, é importante receber aconselhamento para determinar se o software de gestão escolhido pode ser adaptado de acordo com as necessidades.

3. O software de gestão melhora a experiência estudantil?

 Como o aluno deve estar sempre no centro das decisões das universidades, deve-se perguntar se as mudanças que serão implementadas com este software de gestão ajudarão não só a planejar melhor uma instituição educacional, mas também a melhorar a experiência de usuário de um aluno. Nesse sentido, não adiantará ter uma ferramenta robusta se seu uso for complexo ou muito burocrático.

4. A disponibilidade de apoio técnico

Um ponto a ser considerado na escolha de um produto tecnológico é destacar a disponibilidade de apoio técnico e treinamento na implementação da nova tecnologia. 

É importante que o escolhido tenha profissionais disponíveis para tirar dúvidas, mas também dispostos a resolver rapidamente os problemas que surgem não só durante a sua implementação, mas também no dia a dia. 

Para este tema, também é relevante dispor de tempo de treinamento adequado para aproveitar as melhorias de produtividade oferecidas pelo software de gestão educacional desde o início.

5. Segurança da informação

O software de gerenciamento coletará e armazenará muitas informações e dados confidenciais da instituição acadêmica, o que exigirá segurança adequada. O software deve conter medidas de proteção e controle da informação, com mecanismos de difícil penetração. Descubra quais medidas de segurança o software escolhido contempla para ter certeza de que seus dados estão bem protegidos e resguardados.