Instituto San Ignacio de Loyola
Un horario bien elaborado disminuye el abandono de los alumnos
Con más de 12.000 estudiantes y cuatro campus en Perú, el Instituto San Ignacio de Loyola ofrece 22 programas. Es la única institución del país que cuenta con el respaldo de la Comisión de Acreditación de Programas de Administración Hotelera (ACPHA), y también es miembro del Consejo de Acreditación de Escuelas y Programas de Negocios (ACBSP).
Con el objetivo de mejorar la oferta académica y los servicios, el Instituto inició una profunda transformación organizativa en el primer semestre de 2015. Esto permitió una importante flexibilidad y personalización para que los estudiantes confeccionen sus horarios y repartan su carga académica. Se pretendía aumentar el compromiso y reducir la tasa de abandono.
El número medio de cursos por estudiante aumentó al mejorar la programación y la asignación de aulas. Las secciones compactas de estudiantes permitieron optimizar la asignación de recursos educativos.
DESAFÍOS
«Hemos comprobado que un horario mal confeccionado aumenta el abandono de los alumnos, por lo que era imprescindible destinar recursos a mejorar las opciones de horario que ofrecíamos a nuestros estudiantes», explica Francisco Tafur, responsable académico del Instituto San Ignacio de Loyola.
Consciente de la importancia de mantener a sus estudiantes comprometidos y motivados, la institución tomó medidas específicas para garantizar que pudieran terminar sus cursos a tiempo. La piedra angular de este proceso fue la solución de planificación académica uPlanning.
«Aunque estábamos en niveles de abandono normales para la educación peruana, queríamos mejorarlos. Pero descubrimos que cuando los estudiantes no pueden rendir al ritmo que consideran adecuado, o de acuerdo a su capacidad, se convierten en potenciales desertores», compartió Tafur. Así que la institución decidió llevar a cabo una revisión exhaustiva de los métodos de programación. Esto llevó a la implementación de uPlanning en 2018 después de una revisión exhaustiva de los aspectos de programación académica que la solución podía soportar.
El Instituto San Ignacio de Loyola decidió ofrecer más opciones de programación para ayudar a los estudiantes a avanzar en sus carreras sin interrupciones.
SOLUCIÓN
Basándose en el número de estudiantes potenciales por curso, en el comportamiento de toma de cursos en periodos anteriores y en la disponibilidad de recursos educativos, los algoritmos de uPlanning redujeron el número total de grupos por curso y aumentaron su tamaño medio. Esto condujo a la optimización de los recursos y a la reducción de los costes de instrucción.
Además, al ofrecer horarios más compactos y sin interferencias, los estudiantes pudieron utilizar el tiempo de forma eficiente, lo que mejoró su experiencia educativa general y, en consecuencia, la retención de los estudiantes. uPlanning también redujo el tiempo medio perdido en los desplazamientos entre edificios.
La planificación redujo el número de grupos por curso y aumentó su tamaño medio, lo que incrementó la eficiencia operativa mediante la optimización de los recursos educativos.
RESULTADOS
El Instituto empezó a ver los resultados tras sólo un mes de introducir uPlanning, desarrollando horarios de cursos que se ajustaban más a las necesidades de los estudiantes.
«No sólo estamos utilizando el espacio de forma más eficiente, sino que podemos ver esos resultados reflejados en el servicio a los estudiantes. El número medio de cursos por estudiante ha aumentado de 6,1 a 6,3. Obviamente, los estudiantes toman más clases porque los horarios se ajustan mejor a sus necesidades. Eso es muy importante para nosotros», explica Tafur.
Junto con el aumento de cursos por alumno, el número de estudiantes por sección aumentó un 6%, pasando de 30,5 en el segundo semestre de 2017 a 32,3 en el mismo periodo de 2018. Todo ello se tradujo en un aumento de los alumnos con carga académica completa del 82,8% al 93,3%, un crecimiento del 12%.
El número total de alumnos por aula creció un 19%, aumentando los ingresos por matrícula en un 12%.
Francisco Tafur
«Estamos muy satisfechos con los resultados obtenidos con los algoritmos de la plataforma uPlanning. Además, la experiencia del servicio ha sido extraordinaria. Todo el esfuerzo requerido en torno a la transformación de datos de nuestros sistemas se ve ahora en los resultados de optimización de la operación».
Jefe de gestión académica Instituto San Ignacio de Loyola
Juan Pablo Mena
«Los resultados son muy impresionantes. En menos de un mes -un tiempo récord para uPlanner en la región- el Instituto ya tenía grandes resultados de optimización. Es un excelente ejemplo de lo que llamamos una Institución de Alto Rendimiento: claridad en los resultados a alcanzar, liderazgo, buen uso de la tecnología y mucha agilidad para mejorar los procesos».
CEO uPlanner