Historias de clientes ALIAT
Cómo la mayor red universitaria de México centralizó y optimizó su compleja planificación académica
Con 50 años de historia, Aliat es la mayor Red Universitaria de México. Su amplio alcance consiste en siete instituciones educativas, 30 campus y más de 50.000 estudiantes en 18 estados mexicanos.
La planeación de recursos a nivel institucional siempre es un reto, más con una organización en constante expansión, como es el caso de Aliat. En 2016, encontraron que el crecimiento hizo más compleja la programación de espacios y recursos. Había ineficiencias en la definición de grupos por curso y con la programación académica en general.
En ese momento, Aliat realizaba la planificación académica de forma local para cada campus, utilizando principalmente métodos manuales. Además, la expansión de la operación había hecho que esta tarea fuera muy compleja, demandando muchas horas del personal de la institución. Cuando se inició la búsqueda de mejores alternativas para realizar estas tareas, quedó claro que la solución debía incorporar tecnología especializada.
DESAFÍOS
Dada la reputación de la institución y su continua expansión, la solución tenía que ser de categoría mundial y flexible. Además de centralizar la programación del tiempo y el espacio físico con la planificación de otros recursos, la herramienta tenía que proporcionar visualizaciones de datos útiles para ayudar a la gestión de los diversos elementos que intervienen en las decisiones de planificación y asignación.
En esta búsqueda, Aliat encontró en uPlanning la herramienta de planificación académica ideal y uPlanner fue el socio adecuado para implementar las mejores prácticas.
SOLUCIÓN
Los expertos de uPlanner empezaron centrándose en las necesidades de gestión y almacenamiento de datos de todas las instituciones y ayudaron a definir los estándares y a automatizar los procesos. Con uPlanning, se estableció un estándar de secciones por curso y se sustituyeron varios procesos manuales por métodos de automatización e inteligencia artificial. Ahora, el nuevo proceso de planificación implica:
1. Obtención de una previsión de matriculación por campus informada por los datos de desarrollo académico. Esta previsión es verificada y afinada por los responsables académicos de cada campus y programa.
2. Compartir un calendario optimizado con los responsables académicos para potenciar la colaboración en las mejoras y cambios necesarios.
3. Asignar las aulas de forma óptima, teniendo en cuenta la capacidad local instalada, los requisitos específicos del curso y la demanda estimada para cada sección.
4. Asignación de los mejores profesores del campus para cada asignatura programada, basándose en los estándares de excelencia definidos por la institución para la evaluación de los profesores.
5. Evaluación de la eficiencia operativa mediante el índice Net Promoter Score para valorar los indicadores de rendimiento y la calidad académica general, incluyendo la satisfacción, el rendimiento y la retención de los estudiantes. Durante este proceso se analiza el aumento del tamaño medio de los grupos, el uso de las instalaciones y la rentabilidad.
RESULTADOS
Tras incorporar los algoritmos de uPlanning, el tamaño medio por sección aumentó un 47% durante el primer año y un 77% en tres años (2016 a 2018), con un retorno de la inversión (ROI) de 3,8 millones de dólares en costes de instrucción. En diciembre de 2021 este indicador mostraba 33 estudiantes por sección, una mejora del 154% en comparación con enero de 2016, y un ROI acumulado de 12,5 millones.
Estos cambios también mejoraron el rendimiento de los profesores al simplificar y automatizar la planificación académica, liberando un tiempo significativo para centrarse en sus clases y en sus alumnos. La plataforma también permitió priorizar a los profesores con mejores calificaciones y más inspirados en el proceso de asignación.
Asimismo, la interacción de los estudiantes entre los distintos programas de estudio aumentó tras la implantación de uPlanning, enriqueciendo su experiencia educativa.
