Universidad de Washington
Cómo la Optimización de la planificación académica en la Universidad de Washington evitó la inversión en un nuevo edificio innecesario.
Se había aprobado la construcción de un nuevo edificio en el campus de la Universidad de Washington (UW), pero la mejora de los índices de utilización de las aulas y otros espacios existentes hizo innecesaria esta importante inversión.
Fundada en Seattle en 1861, la Universidad de Washington (UW) es una de las universidades públicas más antiguas y reconocidas de la costa oeste de Estados Unidos. En total, alberga a unos 46.000 estudiantes en más de 20 millones de pies cuadrados de espacio disponible, distribuidos en unos 500 edificios. Hay 26 bibliotecas, un edificio de oficinas, centros de arte, museos, laboratorios y centros de conferencias dentro del campus.
En 2017, la Universidad se planteó invertir en un nuevo edificio para responder a la creciente demanda de aulas impuesta por el aumento del número de estudiantes. Sin embargo, antes de iniciar la construcción, la institución realizó una planificación académica para prever la asignación de aulas y horarios.
DESAFÍOS
Para optimizar la asignación de recursos, la UW ya había propuesto una nueva política de gestión del tiempo que obligaba a las escuelas a equilibrar el uso de las infraestructuras introduciendo horas adicionales disponibles. Sin embargo, los efectos de esta política no se habían estudiado a fondo, y su impacto en las escuelas era incierto.
UW quería identificar qué departamentos se verían más beneficiados por el aumento de la disponibilidad de horas tras la construcción del nuevo edificio, cuál sería el efecto en sus áreas de administración y planificación, y las mejores prácticas que ayudarían a aumentar el impacto beneficioso de estos cambios.
Había que analizar los datos disponibles para entender cómo se estaba utilizando la infraestructura. La UW recurrió a uPlanner para esta tarea con el fin de recopilar información esencial para el posterior análisis y generación de escenarios optimizados con la ayuda de la solución de planificación académica uPlanning.
SOLUCIÓN
La Oficina del Registrador de la UW trabajó directamente con uPlanner, buscando un conocimiento profundo de las políticas de gestión de infraestructuras de la institución. La solución uPlanning se utilizó para analizar los datos de los últimos seis meses, ayudando a identificar patrones y generando posibles soluciones a los problemas en los procedimientos de asignación.
- Como resultado de estos análisis, la UW ajustó los criterios y procedimientos utilizados para la planificación académica con el fin de definir los espacios disponibles en función de los posibles tipos de uso, en lugar de otros criterios de uso, para mejorar las descripciones de las reservas y proporcionar una mejor correspondencia con la demanda actual.
- Asignar los privilegios de reserva de salas por función, en lugar de solicitudes específicas de salas, ampliando así las opciones de asignación.
- Incentivar a los departamentos para que realicen reservas sin especificar una hora del día con el fin de aumentar la flexibilidad y encontrar un mejor ajuste en los momentos de menor demanda.
Lo primero que hizo uPlanner fue realizar un diagnóstico exhaustivo de las prácticas de planificación académica de la UW, un requisito para el éxito de la implantación de uPlanning.
RESULTADOS
La implantación duró tres meses, tras los cuales uPlanning permitió a UW identificar los centros educativos con mayor número de problemas de planificación académica y cuellos de botella relacionados con la infraestructura disponible. Esto permitió conocer otros aspectos cruciales que ayudarían a rediseñar los criterios y procedimientos de gestión de los horarios.
El análisis de los datos de forma objetiva ayudó a identificar oportunidades de mejora en el uso de las infraestructuras existentes. Éstas se presentaron al Consejo de Administración de la Universidad, que consideró innecesario seguir adelante con la construcción.
En la actualidad, la Universidad de Washington cuenta con una política de planificación académica eficiente, que responde a las necesidades de sus centros y evita incurrir en inversiones en infraestructuras que resultan innecesarias por el momento.
Juan Pablo Mena
«La Universidad de Washington es una institución muy respetada, por lo que nos sentimos honrados de ser sus socios en el desarrollo de una solución a medida. Era precisamente la oportunidad que buscábamos para demostrar nuestras capacidades en Estados Unidos.»
CEO of uPlanner
Phil Reid
«Gracias a uPlanner, la UW identificó oportunidades para mejorar el uso del espacio y de los recursos educativos. Los datos y el análisis objetivo nos ayudaron a habilitar infraestructuras infrautilizadas y a crear nuevos procesos para promover una educación de calidad para nuestro alumnado, simplificando el trabajo de académicos y personal. Puedo decir que uPlanner prestó sus servicios de manera muy oportuna, a un coste asequible para la Universidad, mostrando una gran profesionalidad y valor».
Vice Provost of UW