La importancia de la gestión de proyectos en la educación superior

La planificación estratégica de las universidades suele incluir una serie de proyectos para la mejora de la calidad en la educación.  Sin embargo, el mismo concepto de gestión de proyectos todavía se encuentra en una etapa de adopción en los círculos académicos.

La planificación para las instituciones de educación superior es mucho más que gestionar la institución en el día a día. Las universidades deben realizar procesos de planificación integrada y evaluación de su infraestructura, procesos académicos, soluciones de retención, o proyectos de acreditación y finanzas para desarrollar una mejora continua de la institución.

Pero para el aseguramiento de la calidad en la educación universitaria, se requiere conocer bien la dinámica de la gestión de proyectos, disciplina que parecía estar restringida a los ingenieros o administradores de empresas.

“Somos educadores, no gerentes, muchos académicos solían decir.»

Chanelle Austin, Winifred Browne, Barbara Haas, Everett Kenyatta y Sarah Zulueta, de Drexel University, en Estados Unidos, se han dedicado a estudiar la administración de proyectos en la educación superior. Estiman que este tema ha sido “pasado por alto” por parte de las universidades.

“Históricamente, los académicos están más centrados en la investigación y la docencia. Si bien estiman que el gobierno universitario requiere reenfocar sus principales intereses y prioridades en términos de docencia e investigación, esto entra en conflicto con la estructura de la gestión de proyectos, que suele ser vista como un modelo de decisiones demasiado gerencial. Pero esto está cambiando en la educación superior, debido a la necesidad de buscar mayor eficiencia”.

Muchas veces, los docentes que deben hacer un nuevo proyecto son muy buenos académicos, pero tienen poca experiencia en liderar proyectos exitosos.

¿Cómo enfrentarse a los proyectos en la educación superior?

De acuerdo a la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, en México,

“Un proyecto es un conjunto de actividades por realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos humanos, físicos, financieros y con costos definidos, orientados a producir un cambio en una entidad, a través de la concretización de las metas establecidas”.

También lo definen como cualquier intervención con las siguientes características:

• Está planificado.
• Está destinado a lograr un objetivo.
• Tiene un presupuesto determinado.
• Tiene un plazo determinado.

1. Seamos inteligentes en generar expectativas

Educause recomienda definir claramente qué queremos lograr en un proyecto, identificando claramente los problemas y desafíos, para prácticamente «soñar» cómo resolverlos.

Esto luego debe aterrizarse. El inicio de un proyecto es una de las etapas más complejas, por cuanto los gestores muchas veces no logran precisar bien sus metas. En inglés, suele utilizarse las siglas SMART para acotar un buen objetivo:

• Specific (específico).     
• Measurable (medible).
• Attainable (alcanzable)
• Realistic (realista).
• Timely (acotado en el tiempo).

Tomemos un ejemplo:

Mi meta es “mejorar la retención estudiantil”

Esta no cumple con los pasos de una meta SMART. No es para nada específica, no tiene elementos para medir progresos, y carece de realismo o contexto en el espacio o tiempo. Por lo tanto, no es alcanzable.

Tomemos otro:

Nuestra meta es “mejorar la tasa de retención estudiantil en un 5%, para los estudiantes de pregrado pertenecientes a la facultad de Artes Liberales, entre 2016 y 2020”.

Se ve más focalizada. Sin embargo, preocupémonos de comenzar de a poco con las necesidades inmediatas, para ir creciendo gradualmente en nuestras metas.

2. Alimentemos con datos correctos al sistema

Uno de los principales problemas que encontramos en las universidades, es la falta de registros e historial de calidad para nutrir un sistema de planificación y echar a andar un proyecto de acreditación, gestión en recursos o planificación académica.

Como cualquier proyecto de investigación, debemos asegurarnos de reunir y encontrar los datos adecuados; revisarlos, y prepararlos para integrarlo a programas de gestión o planificación. Claro, esto puede tomar tiempo, pero es sumamente importante para comenzar con el pie derecho con nuestros proyectos.

3. Seguir un proyecto como un ciclo

Cualquier proyecto es un proceso esquemático y ordenado en una serie de entregables a presentar a lo largo del tiempo.

Fuente: Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, México. 

Por lo mismo, debemos encontrar el apoyo y los recursos necesarios para cada etapa del camino. Educause recomienda que las universidades determinen claramente qué tipo de servicios o recursos se requieren mejorar, para asegurarse que los recursos de los proyectos se centren en lo que el programa necesita, como:

• El método adecuado.
• Entrenamiento apropiado.
• Un buen programa de coaching o de mentores.

Por otro lado, debemos reexaminar regularmente cuán efectivos son nuestros colaboradores, para reconocer los logros, motivar su avance, aprovechar las lecciones aprendidas e ir revisando su plan.

4. Verificar si vale la pena hacer el proyecto

Brian Croxall, colaborador del Chronicle of Higher Education, señala que no cualquier proyecto debe comenzar de inmediato.

“Cuando comiences a trabajar en algo, querrás determinar si eso implica un buen uso de tus recursos, qué problema estás tratando de resolver o si ese proyecto es la mejor manera de resolverlo. Creo que esto es especialmente difícil en las universidades, porque solemos iniciar nuestros propios proyectos en lugar de que estos se nos presenten a nosotros.”

Por lo tanto, debemos hacernos varias preguntas.

¿Es el proyecto…

• …pertinente?
• …eficaz?
• …eficiente?
• …viable?
• …sostenible?

5. Comunicar bien el proyecto y tratar de no estar solo

Por ejemplo, el modelo de la gestión de calidad total de Chile tiene sus particularidades. El Consejo Nacional de Educación recalca que una de las modalidades más comunes de administración de proyectos, es a través de equipos de mejoramiento, nombrados para realizar un proyecto determinado de mejora para la universidad. Sin embargo, estos equipos no deben trabajar aislados del resto de la comunidad académica.

Brian Clark, director senior de medios digitales del Rhode Island School of Design, señala al portal University Business que en lo personal debe administrar una docena de proyectos digitales, con grupos que trabajan en verdaderos silos.

Por lo mismo, recomienda que los gestores de proyectos en las universidades “escuchen a un amplio número de voces a través del campus”, antes de fijar sus prioridades, teniendo siempre en cuenta el aseguramiento de la educación de calidad.

Por otro lado, Educause recomienda generar con mucho cuidado una masa crítica de apoyo.

Los académicos de Drexel, por ejemplo, valoran que la educación superior “ofrezca una experiencia única para generar colaboraciones, por cuanto a veces parece haber una división entre académicos y administrativos, con prioridades distintas entre cada departamento y -en el caso de Drexel- la impresión de que hay un co-gobierno”.

“Existe mucho más en la educación superior que el departamento para el cual uno trabaja. El hacer un esfuerzo consciente para trabajar con todas las disciplinas, así como generar la confianza y el respeto de los colegas en toda la universidad, para comprender cómo una iniciativa o proyecto puede afectar a distintas partes, es algo clave para el éxito y una mejor implementación de la gestión de proyectos.”

¿Qué desafíos tiene la gestión de proyectos en su casa de estudios?