UNAPEC moderniza su enfoque de planificación académica
En la era digital en la que vivimos, las instituciones educativas se enfrentan constantemente al desafío de adaptarse a las tecnologías emergentes para mejorar la calidad de la educación que ofrecen. La Universidad APEC, ubicada en Santo Domingo y siendo la primera universidad en la República Dominicana en colaborar con uPlanner, ha estado explorando soluciones innovadoras para optimizar su proceso de planificación académica y mejorar la experiencia educativa para más de sus 8000 estudiantes.
En esta entrevista, Ricardo Augusto Pérez Álvarez, Director General de Tecnologías de la Información en la Universidad APEC, comparte su experiencia sobre cómo la universidad se ha asociado con uPlanner para transformar su enfoque de planificación y anticipar las necesidades cambiantes de sus estudiantes.
¿Cuál era el principal desafío que tenían con la gestión de horarios?
Nuestro proceso de planificación se estaba llevando a cabo manualmente, utilizando hojas de Excel. Básicamente, se realizaba una planificación basada en la disponibilidad de los docentes. Por ejemplo, se asignaban materias en función de qué profesor estaba disponible para enseñar esa asignatura. Sin embargo, este método tenía sus limitaciones.
Muchas veces, después de que los estudiantes seleccionaban sus materias, algunas de ellas se cerraban porque quedaban por debajo del cupo que está reglamentado, o por cambios en la disponibilidad del docente, entre otros. Esto generaba quejas por parte de los estudiantes, ya que, aunque habían seleccionado una materia, terminaban sin poder cursarla debido a estos cierres inesperados. Con uPlanner, buscamos evitar este tipo de problemas. La herramienta nos permite hacer esta planificación de manera sistemática, sin depender de procesos manuales que llevan mucho tiempo, como el uso de hojas de Excel. Además, también adquirimos uForecast, que utiliza inteligencia artificial para prever cuántos estudiantes se inscribirán en cada asignatura. Esto nos da una visión más clara y precisa de la demanda de cada materia antes de que comiencen las clases. En resumen, con uPlanner y uForecast, buscamos hacer nuestra planificación académica de manera más eficiente y precisa, evitando inconvenientes y optimizando el proceso para beneficio tanto de los estudiantes como de la institución.
Mencionaste que antes dedicaban aproximadamente tres meses para hacer esta planificación. ¿Cuántas personas estaban involucradas en este proceso?
Bueno, este trabajo lo realizaba una persona, pero recibía asistencia de las diferentes facultades. Para contextualizar, nuestra institución tiene tres facultades: Ciencias Económicas y Empresariales, Humanidades e Ingeniería. Cada una de estas facultades tiene directores que supervisan las carreras. Los directores son responsables de designar a los docentes y determinar cuáles están disponibles para enseñar. Con esta información, la persona encargada en el registro coordinaba la asignación de profesores y aulas. Por ejemplo, si teníamos tres profesores disponibles para una asignatura, decidíamos en qué aula podrían enseñar. También se tenía en cuenta una cantidad estimada de alumnos para cada asignatura. Este proceso lo llevábamos a cabo cada cuatro meses. Sin embargo, como te mencioné, este proceso manual llevaba aproximadamente tres meses, a veces incluso cuatro, para completarse.
Entiendo. ¿Podrías explicarme cómo surgió la necesidad de adquirir uForecast? ¿De qué manera crees que esta herramienta puede ayudarles y cómo impactará en la forma en que se organizan para anticipar cuántos estudiantes tendrán en el siguiente semestre o trimestre?
Claro. Adquirimos ambas herramientas, uPlanning y uForecast, porque una complementa a la otra. Nuestro objetivo es tener toda la planificación académica lista, no solo las aulas y los profesores, sino también anticipar cuántos estudiantes se inscribirán en cada asignatura. Esto nos permitirá evitar situaciones en las que tengamos que cerrar una asignatura debido a la falta de alumnos matriculados, lo cual solía generar quejas y decisiones problemáticas para los estudiantes. Con uForecast, podemos prever cuántos estudiantes se inscribirán en cada asignatura antes del cierre del proceso de matrícula. Así, podremos evitar cierres inesperados y tomar decisiones más informadas sobre la asignación de profesores y aulas.
¿Cuántos estudiantes se verán beneficiados al implementar una solución tecnológica como uPlanner?
Actualmente tenemos alrededor de 8000 estudiantes activos, quienes serán beneficiados al implementar uPlanning para la restructuración de sus horarios. Esta cifra incluye estudiantes en programas técnicos, de grado y posgrado.
En cuanto a la estructura administrativa, contamos con cuatro decanos. Uno de ellos es la decana de estudiantes, que está directamente involucrado en el proyecto de implementación y supervisa el área de registro y servicios al estudiante. Luego tenemos tres decanos de las facultades: Ciencias Económicas y Empresariales, Humanidades e Ingeniería. Todos ellos se reportan directamente al Vicerrector Académico. Esperamos que todo nuestro equipo sea beneficiado con esta nueva forma de trabajo, la idea es alinear a todas nuestras facultades con este nuevo sistema, para empezar a trabajar rápidamente y ahorrar tiempo en el diseño de nuestros procesos de planificación.
Ricardo Augusto Pérez Álvarez, Director General de Tecnologías de la Información en UNAPEC
¿Cuáles son sus expectativas al empezar a usar uPlanner?
Esperamos mejorar la flexibilidad en la programación de las clases. En el modelo actual, debido a la extensa duración del proceso de planificación, no podemos hacer ajustes significativos una vez que se ha establecido el plan. Esto a menudo resulta en limitaciones para los estudiantes, ya que no podemos adaptarnos rápidamente a sus necesidades cambiantes.
Con las nuevas herramientas, esperamos poder hacer cambios y adaptaciones en tiempo real. Esto significa que si un grupo de estudiantes necesita una clase adicional o si ciertas materias tienen una mayor demanda, podemos responder rápidamente y abrir nuevas sesiones para satisfacer esas necesidades. Esto no solo beneficia a los estudiantes al proporcionarles más opciones y flexibilidad, sino que también optimiza el uso de nuestros recursos, como las aulas y el personal docente.
Además, queremos utilizar el forecasting para anticipar y prepararnos para posibles cambios en la demanda de programas y asignaturas. Si vemos que ciertos programas están experimentando un aumento en la demanda, podemos estar preparados para ello y ajustar nuestra oferta académica en consecuencia.
Estamos muy entusiasmados con esta alianza y comprometidos con la transformación digital y la mejora continua de nuestros servicios a los estudiantes. Seguiremos apostando por tecnologías como las ofrecidas por uPlanner para ofrecer una mejor experiencia a nuestros estudiantes, que es nuestro eje principal.
