Las tecnologías que ayudan a mejorar la matrícula

“Más del 80% de los estudiantes que navegan en nuestro sitio web lo hacen desde una tablet o un smartphone. No queremos perder a alguien porque no puede navegar rápidamente en el sitio para obtener más información”.

Así es cómo Christopher Wright, Director de Tecnología de Matrícula del Emerson College, explica por qué es tan importante la tecnología para la gestión de las matrículas, un factor clave para la actual gestión de la educación superior.

Wright dice que “el mayor cambio en las matrículas y el compromiso de la comunidad es el intento por personalizar la conversación online”. Según Ed Tech Time, “se busca la implementación de un robusto sistema CRM (Customer Relationship Management) para que cuando los estudiantes realicen cualquier acción en el sitio web, el sistema almacene los datos necesarios para luego informar a la oficina de admisión. ‘La plataforma tecnológica tiene que ser suficientemente dinámica para entender a quién le están hablando y qué acciones ya se han tomado para asegurar que se ha entregado el mensaje correcto, en el momento correcto, de manera permanente’, dice Wright”.

Además, la consultora Hanover Research explica que, según un reporte de Lawlor Group, la admisión y matrícula actualmente están determinados por 10 tendencias – que también pueden ser importantes para la experiencia del estudiante – y que las instituciones debieran considerar en su planificación estratégica:

Problemas financieros. “Los costos mensuales de una universidad han seguido subiendo, a pesar de las ayudas financieras”.
Extremo cuidado con los gastos. “Cada vez más familias están reevaluando el precio que están dispuestos a pagar por una educación universitaria”. Las personas están comenzando a considerar el retorno como una factor clave a la hora de ‘contratar’ a una institución de educación superior para proveer educación y un título.
Percepción pública. “Mientras una abrumadora mayoría del público cree que una educación universitaria es necesaria para avanzar (en la vida), una diferencia de valor ha aparecido en la opinión pública debido a que algunas pocas personas creen que cursando una carrera universitaria, a cualquier precio, valdrá la pena en cuanto al esfuerzo financiero desplegado”.
Necesidad de un ROI. “Las familias están buscando evidencias de resultados exitosos que justifiquen la inversión en una institución de educación superior (…). Esperan pruebas de resultados de estas instituciones y de niveles aceptables de salario de sus egresados”.
Demografía diferente. Lo estudiantes universitarios están cambiando en términos demográficos. Cada vez más los estudiantes de primera generación se están convirtiendo en parte importante de la educación.
Más viejo, más sabio. “Los estudiantes no tradicionales tienen más posibilidades de abandonar sus estudios en el primer año, por lo que buscan horarios convenientes, asistencia en el proceso de ayuda financiera, tutorías y servicios de orientación, además de centros para veteranos”.
Transferencias. “Cada vez más estudiantes están asistiendo a múltiples instituciones en su búsqueda por un grado académico. Los estudiantes están tomando conciencia del costo asociado de las transferencias cuando planifican a largo plazo para completar una carrera que son capaces de pagar”.
Estudiantes comprometidos. “El crecimiento en el acceso móvil y las redes sociales están permitiendo a las personas verificar instantáneamente cualquier llamado que realice la universidad (…) Para ello es cada vez más fácil investigar la reputación de una institución a través de Internet, recomendaciones boca a boca y otros canales de comunicación que se escapan al control directo de la organización”.
Datos focalizados. “El amplio uso de análisis de datos en otras industrias está motivando a los estudiantes a exigir comunicaciones personalizadas y relevantes”.
MOOC (Cursos online masivos y abiertos) y educación online. “Todos los tipos de cursos híbridos en línea están creciendo, mientras que el mercado busca un acceso fácil y una entrega conveniente”.

Ahora, considerando estas grandes tendencias, veamos cómo la tecnología puede ayudar a las universidades a mejorar sus estrategias de admisión y matrícula. Según el especialista Stuart Banbery, gerente de marketing en Social Signin, las instituciones de educación superior están siguiendo estas tendencias:

Redes sociales.

“Los especialistas de marketing en la educación superior enfrentan una enorme cantidad de aplicaciones, plataformas y canales, lo cual hace que la investigación y selección sean claves. Todos conocen Twitter y Facebook, así que demos un rápido vistazo a Snapchat (…). Los especialistas en marketing necesitarán incluir Snapchat como parte de sus campañas integradas y multicanales para enganchar con sus prospectos, entregándoles contenido con fecha de vencimiento”.

Ahora bien, las universidades están usando estas plataformas ya no para vender, sino para contar historias que logren enganchar con los estudiantes. “El uso del storytelling (contar historias) se ha vuelto una moda de marketing en 2015 y continuará en 2016. Pero esta práctica no se limitará solo a hablar de los estudiantes. Las historias tienen el poder de dar vida y humanizar a los académicos, alumni, el personal de servicio al cliente y a los embajadores”, explica Banbery.

“Los especialistas en marketing – agrega el experto – ahora entienden que las imágenes muy trabajadas y el lenguaje corporativo ‘engominado’ no necesariamente tiene eco en los estudiantes-prospectos. Conectar con ellos a un nivel más personal, usando humor, creatividad y originalidad es mucho más efectivo”.

La Internet de las Cosas.

“Las aplicaciones y la Internet de las Cosas tienen el poder de enganchar con los estudiantes, impulsar una marca y contar una historia de manera única. Las aplicaciones también pueden recolectar datos acerca de las preferencias de los estudiantes y sus comportamientos, y son mucho más fáciles de acceder que un sitio web móvil (…). Potencialmente, los avisos publicitarios tendrán la capacidad de identificar a las personas basados en cada uno de sus movimientos. Los datos de marketing en la educación superior estarán más enfocados en el comportamiento y las preferencias, de tal manera que cambiarán el panorama actual del marketing local, eliminando los límites entre el marketing online y el real”.

Automatización avanzada.

¿Cómo administrar toda la información que es generada en un proceso de admisión, en cada facultad, en cada campus? “Ahora que los especialistas en marketing en la educación superior están dedicando mucho más tiempo a la creación de contenido, los más capaces entre ellos están invirtiendo en software de automatización para facilitar la gestión de emails, lanzar campañas en un día, administrar la segmentación de datos CRM, posteos y respuestas en redes sociales, o bien rastrear y reportar los requerimientos y conversaciones de los estudiantes”.

Banbery dice que “mediante la identificación de las herramientas de software correctas, que se complementan con tu actual ambiente y son capaces de unirse a tus sistemas existentes, junto con los equipos precisos de consultoría, desarrollo y capacitación, tu departamento mantendrá su eficiencia, efectividad y foco, sin comprometer la calidad de la experiencia estudiantil”.

¿Cuáles herramientas tecnológicas se usan en su institución de educación superior para mejorar los procesos de admisión y matrícula? Te invitamos a compartir tu experiencia.