Ahorro de costes y eficiencia en las operaciones académicas: Entrevista con el CIO de Broward College

En el panorama educativo actual, en rápida evolución, la tecnología desempeña un papel crucial en el apoyo a la gestión eficaz de los costes, la planificación estratégica y el éxito de los estudiantes. Las instituciones aprovechan cada vez más el poder de las soluciones basadas en datos y el análisis predictivo para optimizar sus operaciones y mejorar los resultados de los estudiantes.

En una reciente sesión de webinar con Tony Casciotta, antiguo CIO del Broward College y experto en tecnología educativa, exploramos las formas en que la tecnología y los enfoques basados en datos están transformando la eficiencia en la educación superior.

Este blog destaca algunas de las preguntas y respuestas exploradas durante la sesión de forma condensada, arrojando luz sobre el papel de la tecnología en la gestión de costes, la planificación estratégica y el éxito de los estudiantes. Examinamos el uso de la IA, el análisis predictivo y la integración de datos para identificar a los estudiantes en riesgo, intervenir de forma proactiva y fomentar una cultura de toma de decisiones basada en datos.

P: ¿Qué impacto puede tener una buena o mala estrategia de matriculación en una universidad?

Creo que ahora que estamos en la era post-COVID, muchas universidades se han dado cuenta de la necesidad de examinar sus estructuras de costes debido al descenso de la matriculación y la retención. Las organizaciones están luchando con las distintas modalidades de enseñanza, como la híbrida y online, ya que los estudiantes no han vuelto a las clases presenciales.

Es crucial que las facultades y universidades evalúen la rentabilidad de sus programas y tengan en cuenta los costes de las operaciones académicas, incluido el profesorado, los asesores, los decanos y la administración. La flexibilidad en las modalidades de aprendizaje también es importante para satisfacer las demandas de los estudiantes en la era post-COVID.

P: ¿Por qué es esencial hoy en día la planificación estratégica para ahorrar costes en las operaciones académicas de un colegio o universidad?

La planificación estratégica es esencial porque las facultades y universidades tienen que atender las necesidades de su alumnado y ofrecer flexibilidad de horarios. Muchos estudiantes son adultos que trabajan y tienen familia, por lo que es crucial poder adaptar la formación continua a sus horarios.

El uso eficiente de las aulas y los recursos es necesario para ahorrar costes, como la utilización de espacios infrautilizados y la optimización del tamaño de las clases. La planificación estratégica puede ayudar a ajustar los horarios, predecir la demanda futura y ofrecer la mejor experiencia posible a los estudiantes.

P: ¿A qué retos se enfrentan habitualmente las instituciones a la hora de ajustar los recursos a la demanda y cómo pueden superarlos?

Muchas instituciones siguen recurriendo a la programación manual mediante hojas de cálculo, lo que puede llevar mucho tiempo y requerir mucho trabajo, especialmente en el caso de las universidades con varios campus.

Alinear los recursos con la demanda resulta difícil cuando la programación se basa únicamente en datos de matriculación semestral, ya que sólo proporciona una visión puntual. Planificar con antelación y tener en cuenta las modalidades, los campus, los horarios de clase y la combinación de clases es todo un reto si no se cuenta con las herramientas y los análisis predictivos adecuados. Para superar estos retos es necesario adoptar sistemas y herramientas eficaces que puedan automatizar la programación, proporcionar información sobre los datos y facilitar la asignación de recursos.

P: ¿Cómo pueden la tecnología y las soluciones basadas en datos que utilizan IA apoyar las iniciativas de retención de las instituciones y contribuir al éxito general de los estudiantes?

La tecnología desempeña un papel crucial en el apoyo a las iniciativas de retención y en la mejora de los resultados de los estudiantes. El líder tecnológico de una institución debe colaborar con todos los departamentos para comprender sus puntos débiles y los datos que necesitan. Recopilando y extrayendo datos de varios sistemas, las instituciones pueden identificar indicadores tempranos de dificultades de los estudiantes e intervenir de forma proactiva. La tecnología nos permite adelantarnos a los problemas y ofrecer ayuda a tiempo a estudiantes y profesores.

P: ¿Qué enfoque común se utiliza hoy en día para controlar las variables independientes en la retención de estudiantes? ¿Cree que deberían incluirse más variables en los modelos de predicción?

Los enfoques tradicionales para controlar las variables independientes en la retención de estudiantes incluyen la asistencia, las calificaciones y los pagos de matrícula. Sin embargo, creemos que estas variables por sí solas no bastan para predecir adecuadamente a los estudiantes de riesgo. Las instituciones deberían considerar la inclusión de variables adicionales en los modelos de predicción. Por ejemplo, los indicadores socioeconómicos, las bases de datos externas y factores como la distancia al campus pueden proporcionar información valiosa sobre los patrones de los estudiantes y ayudar a las instituciones a realizar los ajustes necesarios para mejorar las tasas de retención.

P: ¿Puede compartir alguna recomendación o consideración específica para las instituciones que están empezando a explorar el uso del análisis predictivo para la retención de estudiantes?

Una recomendación crucial es que los rectores de las facultades y universidades adopten la toma de decisiones basada en datos como un cambio cultural dentro de sus instituciones. Es importante utilizar los datos disponibles en varios sistemas, unir esos datos y tomar decisiones informadas basadas en ellos.

Asociarse con una empresa como uPlanner, que ofrece potentes herramientas de análisis de datos, puede ayudar a las instituciones a extraer y analizar eficazmente sus datos. Este tipo de asociaciones proporcionan los recursos necesarios, los conocimientos y el apoyo a la implementación para hacer del análisis predictivo una parte exitosa de la estrategia de retención de la institución.

A medida que el panorama educativo siga evolucionando, la integración de la tecnología y los enfoques basados en datos seguirá siendo vital para las instituciones que se esfuerzan por mantenerse a la vanguardia y proporcionar un entorno de apoyo y enriquecimiento para sus estudiantes.

Acceda a la entrevista completa aquí.