¿Cómo lograr una programación óptima de horarios de clases?
Conoce cómo la planeación y programación óptima de los horarios de clases resulta determinante para el funcionamiento adecuado y dinámico de las instituciones de educación superior.
En un ambiente académico existen distintos criterios, reglas y expectativas de la comunidad educativa, así como de la misma institución, por lo cual se vuelve necesario crear un algoritmo que considere todos esos factores para producir horarios de clase de manera rápida y eficiente. Dicha gestión de horarios y el desarrollo del software para la creación de estos, se debe adaptar detalladamente a cada institución y a lo que cada una considera óptimo.
¿Qué es lo “óptimo”?
Es común encontrar limitaciones y restricciones de infraestructura, tiempo y personal académico, tanto en universidades pequeñas como en instituciones multicampus. Actualmente, los centros educativos suelen priorizar el mejor horario para los estudiantes y las restricciones impuestas por la infraestructura y otros recursos hacen que sea necesario contar con los mejores horarios.
Un claro ejemplo de esto es la adaptación de una programación óptima de los horarios de clase a un laboratorio especializado, por ejemplo, para que se puedan dictar las clases que requieran de un instrumento o espacio particular en el momento más apropiado para todos los estudiantes, y que esos recursos tan preciados sean aprovechados al máximo, para lo que es necesario que los grupos sean lo más grandes posibles. Todo esto dependerá de la eficiencia con la cual se programe el horario y del alcance estratégico que tiene a la mano el desarrollador de los horarios.
Convertir limitaciones en oportunidades
Un aprendizaje que dejaron los últimos años fue el de adaptación, como sociedades e individuos, a cambios repentinos en el estilo de vida. Uno de esos cambios se dio en las formas de aprender. Por esta razón, se adaptaron cursos modulares, híbridos, multicampus, remotos, etc., para satisfacer las necesidades de todos los miembros de las comunidades educativas.
También fue necesario desarrollar estas estrategias de cambio de manera dinámica, y es ahí donde tomó relevancia la programación óptima de los horarios de clase. Esto ha permitido la planeación casi inmediata de horarios durante diferentes momentos del mismo período académico, y la adaptación de estos a los constantes cambios que surgen fuera de las instituciones, así como a las limitaciones de infraestructura y personal mencionadas anteriormente.
Otra enorme ventaja de la adaptación óptima a las limitaciones es el manejo que tienen alumnos y docentes de su tiempo, por la oportunidad de coordinar sus estudios y su vida personal de manera flexible e inmediata.
Horarios óptimos para un multicampus
Teniendo en cuenta la importancia de desarrollar nuevas formas de aprendizaje, vale la pena ilustrar con un ejemplo cómo se puede crear un multicampus mediante el uso de software para crear horarios de clase.
- En una universidad con campus en distintas regiones, países o zonas horarias, se crea un horario a través de la herramienta de programación de horarios para cada sede.
- Se identifican las secciones deficitarias en las sedes con pocos alumnos, para cursos que deben dictarse obligatoriamente.
- Se decide quiénes deben asistir a la clase de manera presencial o virtual teniendo en cuenta su preferencia horaria y lugar de residencia, por ejemplo.
- Se lleva a cabo una simulación combinada, para que el horario de todos los estudiantes del curso, independientemente del campus, tengan el mismo horario.
- Se deben hacer ajustes en cada campus según sea necesario.
La importancia de la programación horaria para la educación
La posibilidad de contar con una programación horaria óptima ha abierto el camino para cambios disruptivos en el sector educativo. La facilidad y dinamismo con la que se pueden generar horarios de clase en la actualidad es sorprendente, especialmente si se tiene en cuenta el gran número de factores que determinan el adecuado funcionamiento de estos.
Además de generar un beneficio para los alumnos y docentes en pro del uso óptimo de la infraestructura y el tiempo, las instituciones también han logrado aumentar sus matrículas debido al espacio adicional que se crea para aprovechar el interés de alumnos potenciales. Esto es así gracias a la flexibilidad de los horarios y a la capacidad de estos de adaptarse a las exigencias y necesidades de cada persona.
En este sentido, contar con un software de programación horaria es fundamental, pero este debe conectarse con otros sistemas para alimentarse de más datos y poder juntar todas las reglas, condiciones, deseos y expectativas, y adaptar todo esto con el fin de optimizar los recursos de toda la institución.
¿Cómo uPlanner mejora la programación horaria de las universidades?
AIEP es una institución de educación superior técnico-profesional con más de 90 mil estudiantes (17 mil cursan programas en línea), 25 sedes, 8 escuelas y más de 80 carreras que se ofrecen en 8 modalidades de estudio desde 100% presenciales a completamente en línea.
En este contexto, la solución Smart Campus de uPlanner se desplegó para solucionar los retos operativos, financieros, de gestión estratégica y de organización de recursos humanos y físicos que implica gestionar una enorme población estudiantil.
Se construyeron horarios flexibles para los estudiantes usando Inteligencia artificial basada en algoritmos que permite manejar y optimizar horarios con recintos y disponibilidades docentes.
Además, se integró un sistema de asignación de infraestructuras y recursos para ubicar la gran cantidad de demanda estudiantil que selecciona el formato presencial de estudio.
La planificación horaria se definió de forma estratégica y congruente con las metas de reducción en un periodo de tan solo un mes y hubo una reducción significativa de la ocupación de recintos físicos, resultando en importantes ahorros.
