Los 7 errores más comunes de la acreditación educativa

En Latinoamérica, es tal la diversidad de tipos y tamaños de instituciones educativas, que resulta difícil abordar la acreditación desde una única mirada. Por esta razón, Sebastián Flores, Chief Data Officer de uPlanner, tomó en cuenta aquellos criterios a los que más atención debería prestarse y cómo abordar estos procesos de manera orgánica para tener éxito y por supuesto, lograr una mejora continua dentro de los programas de estudio.

De esta forma, sintetizó los siguientes siete errores que comúnmente se observan en las instituciones al momento de buscar una acreditación, como pensar que la acreditación consiste en presentar un informe, desconocer las normas y los paso, no trabajar colaborativamente, utilizar las herramientas y los mecanismos equivocados, no comunicar, ser complaciente e ignorar el cambio. Esto es así, pues probablemente sea más fácil reconocer aspectos que se pueden mejorar más que indicar puntos a cumplir que no aplican a todas las instituciones debido a sus características propias y los contextos de cada país.

1. Pensar que la acreditación consiste en presentar un informe

Una idea errónea sobre la acreditación académica es que consiste en limitarse a redactar y presentar un informe sobre el funcionamiento de una institución. No se puede correr una maratón con sólo unos días de entrenamiento, y la tarea debe abordarse como un proceso de mejora continua. Aunque un informe lo suficientemente detallado puede haber funcionado para acreditaciones pasadas, esos esfuerzos más simples no son suficientes hoy en día. La recolección de datos no debe realizarse con el único fin de acumular pruebas para la acreditación, sino para controlar, medir y mejorar todos los aspectos del funcionamiento de una institución. En cierto sentido, la acreditación es un subproducto de unos procesos de mejora continua sólidos, al igual que los diagramas e informes.

Mantener varios procesos de acreditación simultáneamente puede parecer abrumador para algunas instituciones, pero si pensamos en ello como un proceso completo articulado a la institución desde el que se realizan esfuerzos específicos para responder a las diferentes etapas de la acreditación, es mucho más sencillo. También es importante que las autoridades universitarias tengan este enfoque, que establezcan una visión, una misión y unos objetivos claros además de un camino definido para alcanzarlos. Este proceso de mejora, por supuesto, no debe detenerse cuando se entrega el informe y las instituciones deben dar ejemplo y mantener un esfuerzo constante a lo largo del tiempo, independientemente de si la acreditación llega o no.

2. Desconocer las normas y los pasos

Las distintas acreditaciones contemplan normas que hay que conocer para saber cuáles son los criterios o requisitos que hay que cumplir, los pasos a seguir, la documentación que hay que preparar y los calendarios a respetar.

Entre los elementos más comunes está entender cómo se van a llevar a cabo la evaluación y las pruebas que se deben presentar durante las diferentes etapas del proceso y algunos elementos comunes que, afortunadamente, se están convirtiendo en estándar en múltiples procesos de acreditación en todo el mundo.

Normalmente, todos los procesos de acreditación educativa pasan por una etapa de autoevaluación en la que la institución, de forma crítica, expone cuál es su situación actual con respecto a los criterios propuestos por el organismo de acreditación y esto se presenta a la agencia o comisión encargada de la acreditación como primer paso. Luego puede haber una etapa en la que se realiza una revisión por pares y en algunos casos también hay visitas, no sólo de pares, sino de otro tipo de expertos como representantes de los empleadores o de la comunidad.

Por último, el organismo de acreditación puede presentar un informe final en el que se detalla el contexto de la revisión por pares y la justificación de por qué se ha elegido un número determinado de años para acreditar a la institución.

También es importante ser estratégico a la hora de seleccionar qué acreditaciones buscamos, más allá de las que puedan ser obligatorias para operar en cada país. Tal vez sólo se requiera promocionar ciertas carreras, o tal vez se busque el reconocimiento de la institución en general de cara a aumentar la demanda local o internacional, o tal vez se quiera mejorar en un ranking específico y eso nos exija tener cierto tipo de acreditaciones. Dado que existe este panorama de posibles acreditaciones, también es importante ser estratégicos en qué tipos buscamos y cuándo vamos a acercarnos a ellas.

3. No trabajar colaborativamente

La acreditación no es un trabajo que podamos dividir en clases o tareas específicas que no se relacionen entre sí, sino que es realmente un trabajo en equipo en el que, aunque se deleguen responsabilidades individuales, para hacer planes de mejora que puedan ser evaluados y sostenidos en el tiempo, estos tienen que estar coordinados entre los diferentes equipos porque muchas veces están estrechamente relacionados. Por ejemplo, abordar el abandono estudiantil puede implicar al personal de gestión curricular como al de ayuda financiera, entre otras muchas áreas.

Dentro de las instituciones educativas también hay mucha rotación de personal. Así que no puede ser que una tarea concreta quede a cargo de alguien, sino que tiene que estar a cargo de una unidad o equipo que la supervise, más allá del trabajo individual que sin duda se requiere. Tiene que haber un trabajo de colaboración que permita a las instituciones afrontar todas estas cuestiones de forma mancomunada y así incrustar el trabajo de acreditación en el funcionamiento cotidiano de la institución a través de la mejora continua.

4. Utilizar las herramientas y los mecanismos equivocados

Necesitamos las herramientas adecuadas para apoyar este proceso. No basta con tener un Google Drive o un Checkpoint con documentos compartidos en los que trabajemos de forma colaborativa. Eso no es suficiente para sostener todos estos esfuerzos. Necesitamos herramientas digitales que traigan flujos naturalmente incorporados donde podamos detectar las brechas que existen dentro de los planes de estudio, que nos permitan almacenar los datos. Además, como ya hemos comentado, esto debe ser un proceso continuo, no debemos utilizar estas herramientas porque viene una evaluación y tenemos que hacer un informe, sino que debemos trabajar de forma virtual porque es la forma más eficiente y cuando lo necesitemos para una determinada acreditación es posible obtener informes y generar evidencias para la acreditación en base a lo que ya hemos recogido.

Esto es lo que permite responder a más de una acreditación simultáneamente, porque cuesta lo mismo preparar un proceso que tres o cuatro cuando las instituciones centralizan sus esfuerzos y el costo marginal de emprender un proyecto de acreditación es menor, porque todo está reunido en un solo lugar y estas herramientas permiten sostener la totalidad del proceso.

Con la tecnología actual también se consigue un mayor grado de transparencia, que además permite tomar decisiones basadas en datos y métricas más objetivas. Pero para que esto funcione eficazmente, la calidad de los datos debe ser la más alta posible. Un enfoque continuo de estos esfuerzos garantiza que puedan mantenerse en el tiempo, junto con los procesos de acreditación necesarios.

5. No comunicar

La comunicación puede parecer una preocupación menor, pero en realidad, cuando pensamos en la acreditación como un proceso que afecta a toda la universidad y en el que hay que recabar la opinión de los alumnos, los ex alumnos, los padres, los docentes, el personal administrativo y los empleadores, contar con un plan de comunicación resulta fundamental y no es algo que se pueda improvisar.

Los puntos de vista de los docentes y los administradores sobre la realidad de la institución pueden ser muy diferentes de los de los estudiantes y los empleadores. Y estos múltiples puntos de vista permiten tener una evaluación más realista que será mucho mejor valorada por las agencias de acreditación. Esta comunicación tiene que ser, por tanto, clara. Debe tener una clara intención de involucrar a la comunidad educativa, de hacerla partícipe y cómplice de este esfuerzo transformador que se busca a través de la acreditación.

Por lo tanto, es importante presentarles una visión, contarles una historia atractiva que haga que la comunidad se involucre en este esfuerzo. De esta manera, la institución y las diferentes comunidades se involucran en el proceso a través de sus etapas, a través de los planes de mejora que se llevan a cabo, a través de la responsabilidad que se espera de cada una de estas partes.

6. Ser complaciente

Parece una obviedad, pero lo que no diagnosticamos como fallo o como error no será atendido y se mantendrá en el mismo estado a lo largo del tiempo. Por eso, para detectar eficazmente las áreas de mejora, hay que solicitar la retroalimentación de toda la comunidad, detectar esas carencias, proponer planes de mejora realistas y hacer un seguimiento teniendo en cuenta las diferentes opiniones, pero también siendo muy críticos con la realidad.

Es fundamental exponer cuáles son las dificultades y, sobre todo, pedir ayuda en función de las debilidades detectadas. Asimismo, la elección de los profesionales más adecuados y la formación de equipos lo más interdisciplinares posible es crucial para un enfoque crítico, sin sesgos profesionales. Esto suele ocurrir, por ejemplo, en instituciones que sólo ofrecen carreras de ingeniería, donde a veces es muy difícil involucrar a otro tipo de profesionales para crear equipos que puedan abordar los problemas de forma más general, con un punto de vista complementario.

7. Ignorar el cambio

Como dice el refrán, el mapa no es el territorio. A medida que conozcamos la realidad y profundicemos en el análisis, nos daremos cuenta de que quizás los diagnósticos iniciales no eran tan acertados y habrá que adaptarse a esta nueva información. En este sentido, hay cuatro grandes tendencias que las instituciones tienen que abordar hoy en día, que son la internacionalización, la educación online, la formación continua y la especialización.

La internacionalización de las carreras significa que las instituciones educativas están bajo presión porque ya no tienen que competir sólo a nivel regional o nacional, sino que empiezan a competir con instituciones del exterior y tienen que ofrecer nuevos contenidos para nuevos y cada vez más diversos estudiantes.

Y, por supuesto, se trata de un reto creciente en el que las instituciones tienen que empezar a abordar la educación en línea y semipresencial a mayor escala. Por supuesto, la pandemia obligó a introducir estas tecnologías en las instituciones y son tendencias que han llegado para quedarse. Los estudiantes empiezan a demandar estos servicios además de experiencias presenciales mejoradas para complementar las nuevas formas de educación y las posibilidades de trabajar y evitar largos desplazamientos, especialmente en las grandes ciudades.

La formación continua tiene que ver con el hecho de que han aparecido nuevos alumnos a medida que avanzan los conocimientos técnicos de determinadas industrias y los profesionales necesitan complementar su formación muchas veces a lo largo de su carrera. La constante innovación en los puestos de trabajo y en los conocimientos que se requieren para ejecutarlos ha supuesto un cambio importante en cuanto al tipo de alumnos que reciben las instituciones.

Por último, la especialización tiene que ver con la forma en que las instituciones pueden competir con otras fuentes de educación. Por ejemplo, si los docentes de física tienen que competir con lo que el alumno puede aprender en línea en un curso de YouTube, añadir trabajos prácticos pertinentes o valor local a los conocimientos que se imparten es cada vez más relevante.

En resumen, la acreditación académica es esencial para el desempeño de los estudiantes, ya que garantiza la calidad de la educación, aumenta la aceptación profesional, brinda acceso a financiamiento y becas, facilita la transferencia de créditos y promueve la mejora continua en las instituciones educativas. Es un respaldo confiable que asegura a los estudiantes una formación académica sólida y les brinda ventajas significativas en su trayectoria educativa y profesional. Por ello, es importante que las universidades sean cuidadosas al momento de abordar este tema.