¿Cuánto dinero estás perdiendo por ineficiencias en la planificación académica?
Las diversas actividades académicas engloban una variedad de procedimientos y áreas en todo el campus, lo que comúnmente resulta en falta de eficiencia en la planificación académica. Cuando estos procedimientos se llevan a cabo de manera aislada, las instituciones enfrentan desafíos como la dificultad para equilibrar las secciones de los cursos, ofrecer las clases adecuadas y tomar decisiones sobre la asignación de recursos docentes.
No es una sorpresa para los líderes de la educación superior que la gestión de las operaciones académicas, como el diseño del plan de estudios, el catálogo y la programación de clases, sea una tarea compleja y complicada. El ecosistema de operaciones académicas está conformado por múltiples oficinas administrativas, unidades académicas y canales de comunicación. Se deben tomar numerosas decisiones, entre ellas la elección de qué cursos ofrecer, cuándo y dónde hacerlo, y cuándo contratar nuevos profesores.
Sin embargo, estas decisiones a menudo se toman sin disponer de toda la información necesaria para tomar decisiones plenamente informadas. Los datos dispersos en diversas unidades o sistemas no se pueden visualizar de manera integral, y la información se pierde en procesos fragmentados. Para comprender completamente el impacto económico de las operaciones académicas ineficientes, los líderes de la educación superior deben considerar tres efectos que las ineficiencias tienen en su institución y en sus estudiantes.
1. La programación de cursos se ve afectada
Debido a la carencia de información para guiar el proceso de planificación de cursos, la mayoría de las instituciones presentan desequilibrios en las secciones, ya sea con una matrícula excesiva o insuficiente. Una sección que alcanza o casi alcanza su capacidad de inscripción brinda la oportunidad de ofrecer secciones adicionales, permitiendo que más estudiantes se inscriban y, por ende, aumentando las horas de crédito y la matrícula. Por el contrario, una sección con una matrícula relativamente baja indica un uso subóptimo de los recursos.
Adoptar un enfoque estratégico en la gestión de las secciones de cursos no solo favorece la optimización de recursos, sino que también fortalece la capacidad de la institución para adaptarse dinámicamente a las necesidades fluctuantes de los estudiantes y garantizar una experiencia educativa más efectiva y equitativa.
En este escenario, las instituciones deberían considerar si es viable combinar dos secciones, además de identificar cuáles con los cursos con más demanda para poder hacer proyecciones de las matrículas y utilizar sus recursos de manera eficiente. La implementación de herramientas como uPlanning facilita la optimización de la planificación académica, asegurando la oferta adecuada de cursos en momentos estratégicos.
2. La tasa de deserción se ve afectada
Existe una conexión sustancial entre la capacidad de los estudiantes para adquirir créditos significativos dentro de sus programas de grado y sus tasas de graduación y retención. Si las instituciones no proporcionan los cursos esenciales para el avance académico de los estudiantes, existe el riesgo de que éstos se aparten de su trayectoria de estudio, interrumpan su progreso educativo o incluso abandonen la institución en busca de las clases necesarias en otro lugar.
Al elaborar un programa de cursos, las instituciones deben reflexionar sobre los siguientes puntos: ¿El cronograma de cursos facilita a los estudiantes tomar las clases necesarias para avanzar hacia la graduación?
Asegurar que el programa de cursos ofrezca las materias requeridas en momentos estratégicos es fundamental para que los estudiantes sigan un camino académico coherente y alcancen sus metas de graduación. ¿El cronograma de cursos limita la cantidad de créditos productivos que los estudiantes pueden obtener al no ofrecer cursos cuando más los necesitan?
Evaluar si el programa de cursos impone restricciones a la cantidad de créditos que los estudiantes pueden completar en momentos críticos puede revelar oportunidades para optimizar la disponibilidad de clases esenciales.
La falta de acceso a cursos necesarios en momentos oportunos puede tener consecuencias significativas para la retención estudiantil y el progreso académico. Por lo tanto, es crucial que las instituciones diseñen cronogramas de cursos que no solo cumplan con los requisitos académicos, sino que también faciliten un camino fluido hacia la graduación, promoviendo así la satisfacción y el éxito de los estudiantes.
3. No se cuenta con una programación de docentes eficiente
Determinar las necesidades de recursos de los docentes y realizar un seguimiento de la asignación del tiempo de sus tareas puede resultar difícil, pero es crucial para satisfacer la demanda de los estudiantes y optimizar los recursos. Existe un delicado equilibrio a la hora de determinar el cronograma de contratación de profesores. Contratar demasiado pronto ocasiona que las instituciones gasten valiosos recursos innecesariamente, pero contratar demasiado tarde ocasiona la pérdida de horas de crédito estudiantil adicionales. Las instituciones no sólo deben determinar cuándo contratar nuevos profesores y en qué departamento, sino que también deben garantizar que sus especialidades se alineen con las necesidades de los estudiantes.
Para determinar la asignación de recursos docentes, las instituciones deben tener un conocimiento firme de cómo aprueban el tiempo de lanzamiento de los cursos y en qué cantidades. Además de considerar las motivaciones de los profesores para la publicación de cursos, las instituciones deben considerar las necesidades de los departamentos y de los estudiantes.
Entonces, ¿qué hacer para mejorar la planificación académica?
Tanto uPlanning como uFaculty, desarrollados por uPlanner, contribuyen significativamente a abordar y resolver problemas de ineficiencia en las operaciones académicas de una institución educativa. Aquí se detallan cómo cada uno de ellos contribuye a mejorar la eficiencia:
uPlanning
- Optimización de Planificación Académica: uPlanning utiliza datos institucionales de diferentes sistemas para crear horarios personalizados que satisfacen las necesidades específicas de la institución. Al determinar la cantidad óptima de secciones para cada curso, considerando la demanda estimada, la capacidad de recursos y la aptitud académica, contribuye a una planificación más eficiente.
- Asignación de Recursos: Facilita la asignación de horarios y aulas a cada sección, tomando en cuenta los requisitos de infraestructura y la compatibilidad de horarios para grupos de estudiantes. Esto evita conflictos y asegura un uso óptimo de los recursos disponibles.
uFaculty
- Gestión Integral de Profesores: uFaculty se ocupa de la vida académica de los profesores, abordando la descentralización de información, la planificación de actividades académicas, la evaluación del desempeño, la documentación de la práctica docente y el seguimiento estratégico.
- Asignación Eficiente de Profesores: Ayuda a asignar profesores a cada sección considerando su disponibilidad, prioridad por tipo de contrato y criterios de calidad, entre otros factores. Esto asegura una distribución equitativa y eficiente de la carga académica del personal docente.
Beneficios Combinados:
- Sinergia en la Toma de Decisiones: La integración de uPlanning y uFaculty permite una toma de decisiones más informada y estratégica tanto a nivel académico como institucional.
- Acceso Centralizado a la Información: Ambas soluciones contribuyen a la centralización de datos, lo que facilita el acceso y la actualización de la información crítica para la gestión académica.
- Adaptabilidad y Personalización: Al trabajar juntas como parte de la solución Smart Campus, uPlanning y uFaculty ofrecen una respuesta adaptada a las necesidades específicas de la institución, promoviendo así la eficiencia y la mejora continua.
En conjunto, estas herramientas proporcionan una solución integral para abordar los desafíos de ineficiencia en las operaciones académicas, mejorando la calidad y eficacia de la gestión educativa en la institución. Para conocer más, da clic aquí.
